Любая презентация выглядит более эффективной и понятной, если она содержит такие элементы, как таблицы и графики. Но встроенные инструменты PowerPoint не обладают такими возможностями и не так интуитивно понятны, как их аналоги в Excel. Поэтому важно иметь возможность вставлять в слайды таблицы и диаграммы, созданные в Excel.
Вы можете сделать это с помощью встраивания или связывания.
Если нам не нужно (а иногда и нежелательно) обновлять полученную из Excel таблицу или диаграмму в презентации, то мы используем встраивание. В этом случае статическая копия данных размещается на слайде, т.е внедренный объект становится частью презентации и больше не связан с источником данных. Размер файла презентации естественно увеличивается.
Если нам нужно поддерживать данные, полученные из Excel, в актуальном состоянии, мы должны использовать ссылку. При этом ссылка на объект Excel размещается на слайде, соответственно, при изменении исходной таблицы или диаграммы данные на слайде также изменятся.
Давайте рассмотрим различные способы связывания и встраивания.
1. ЧЕРЕЗ ПРИМЕЧАНИЯ
Все мы знаем, что работа с буфером обмена выполняется с помощью команд Копировать / Вставить. Однако обратите внимание, что в презентациях действие команды «Вставить» отличается для таблиц и диаграмм.
Если вы выбрали таблицу в файле Excel, выполнили команду «Копировать», перешли к слайду и дали команду «Вставить», таблица будет вставлена как таблица PowerPoint с возможностью редактирования с помощью PowerPoint, но по умолчанию ссылка на источник не будет установлен. То есть реализация состоится.
Если вы выполните те же шаги с диаграммой, диаграмма будет вставлена как диаграмма PowerPoint с возможностью редактирования с помощью инструментов PowerPoint, а ссылка на источник будет установлена по умолчанию. То есть ссылка будет происходить.
Если мы хотим изменить параметры вставки по умолчанию, нам нужно использовать Специальную вставку. Для этого выделите диапазон ячеек или диаграмму на листе Excel, выполните команду «Копировать», перейдите к слайду и дайте команду «Специальная вставка». Размещение этой команды зависит от версии PowerPoint.
В версиях до PowerPoint 2003 включительно он находится в меню «Правка». Начиная с PowerPoint 2007, вы можете найти эту команду в раскрывающемся списке кнопки «Вставить» на вкладке «Главная.
Диалоговое окно Специальная вставка выглядит следующим образом:
если таблица вставлена
если диаграмма вставлена
В обоих случаях в этом диалоговом окне вы можете выбрать переключатель «Вставить / связать», а также выбрать формат вставляемого объекта.
Кроме того, начиная с PowerPoint 2010, в контекстном меню есть команда «Параметры вставки», которая позволяет выбрать параметры встраивания или связывания.
При вставке таблиц доступны только варианты встраивания
А при вставке диаграмм, как для встраивания, так и для связывания
2. СОЗДАНИЕ НОВОГО ОБЪЕКТА
Чтобы создать таблицу или диаграмму на слайде с помощью Excel, на вкладке Вставка в группе Текст нажмите кнопку Объект,
для версий, предшествующих PowerPoint 2007, выполните команду меню Вставить — Объект
и в открывшемся диалоговом окне найдите в списке строку Microsoft Excel Sheet и нажмите OK
Далее на странице документа мы видим фрагмент листа Excel, а также ленту с вкладками (или меню) Excel.
Тот же результат будет получен, если на вкладке «Вставка» развернуть список под кнопкой «Таблица» и выбрать параметр «Таблица Excel.
Таким образом, мы можем встроить электронную таблицу Excel и работать с ней, используя все возможности этой программы, прямо на слайде.
Если мы хотим создать встроенную диаграмму, в диалоговом окне «Вставить объект» на вкладке «Создать» выберите строку «Диаграмма Microsoft Excel». В этом случае будет создан не один лист Excel, а два: на первом будет пример диаграммы, а на втором — исходные данные для него, которые следует заменить исходными данными.
После создания таблицы / графика щелчок за пределами рамки объекта возвращает к документу. Если вы хотите вернуться к редактированию объекта, дважды щелкните по нему.
3. СОЗДАНИЕ ОБЪЕКТОВ ИЗ ФАЙЛА
Для этого на вкладке «Вставка» в группе «Текст» нажмите кнопку «Объект» и в открывшемся диалоговом окне установите переключатель «Создать из файла». С помощью кнопки «Обзор» найдите нужный файл Excel в проводнике Windows. При этом обратите внимание на флажок Ссылка. Если флажок не установлен, таблица или диаграмма будут встроены в слайд, если флажок установлен, будет ссылка. Щелкните ОК.
Лист, который был активен при последнем сохранении книги, вставляется в слайд.
Возможно, стоит подробнее остановиться на различиях в «поведении» встроенных и связанных таблиц и диаграмм, созданных из файла.
Если объект внедрен, например, соединение с источником не установлено, поэтому двойной щелчок по объекту переключает в режим редактирования. В этом случае лента (меню) PowerPoint будет заменена лентой (меню) Excel со всеми инструментами, но сам внедренный объект мы увидим на слайде в характерной пунктирной рамке.
Если таблица или диаграмма связаны с источником, двойной щелчок для редактирования откроет исходный файл в отдельном окне Excel.
После изменений, которые мы вносим в исходный файл, мы сохраняем его, а затем эти изменения отражаются на слайде в соответствующей таблице или диаграмме.
PowerPoint изначально изменяет размер вставленной таблицы или диаграммы, чтобы полностью уместить ее на слайде. Это может сделать большие таблицы настолько маленькими, что их будет невозможно прочитать. Например, если мы хотим, чтобы на слайде отображалась часть таблицы, нам нужно научиться изменять размер отображаемого объекта. Размер встроенного объекта контролируется с помощью маркеров размеров в углах и средних точках сторон поля щелчка. Кроме того, такие же индикаторы размеров доступны при переходе в режим редактирования вложенных объектов.
В чем разница? Перемещение ручек размера в режиме редактирования встроенного объекта увеличивает / уменьшает количество видимых строк / столбцов.
Если вы сделаете то же самое, не входя в режим редактирования, просто растяните / сожмите изображение.
Совет. Если вы планируете встроить схему в документ, лучше всего разместить ее на отдельном листе.
Когда вы открываете файл со связанными таблицами или графикой, появляется диалоговое окно, предлагающее обновить ссылки.
Если вы не уверены в достоверности происхождения связанных файлов, нажмите «Отмена.
Если вы выбрали «Обновить ссылки», данные в презентации будут обновлены с учетом последних изменений в книге Excel.
Чтобы установленная ссылка работала, файл электронной таблицы нельзя переименовывать или перемещать. Если, однако, это произошло, вы можете использовать диалоговое окно «Ссылки», чтобы повторно зарегистрировать путь к источнику .
Как видите, в этом диалоговом окне есть опция «Изменить источник», а также «Разорвать ссылку», если она больше не нужна. Также здесь вы можете выбрать способ обновления соединения: автоматически или вручную .
До PowerPoint 2007 это диалоговое окно появлялось при выполнении команды меню Правка — Ссылки.
В PowerPoint 2007 вы можете открыть его, нажав кнопку «Office» и выбрав «Подготовить» — «Изменить ссылки на файлы.
Начиная с PowerPoint 2010, для этого выберите вкладку Файл — Информация — Связанные документы — Изменить ссылки на файлы.
Вставить объект в документ можно тремя способами: встроить, связать, встроить со ссылкой.
2.2.1 Импорт путем внедрения объектов и данных
Встраивание объектов предполагает сохранение исходного объекта как части документа, в который вставлен внедренный объект, точно так же, как при связывании он создается в своем собственном приложении, но существует только в экземпляре, внедренном в другой документ. Чтобы отредактировать внедренный объект, дважды щелкните его. Он будет отредактирован с помощью «родного» приложения и как часть документа сборки. Объект войдет в документ и может быть передан вместе с ним.
Внедрение данных. Внедрение объекта может происходить двумя способами: с помощью специального инструмента, который позволяет создать внедренный объект в дополнение к среде Excel, или путем копирования желаемого объекта из собственного приложения через буфер обмена. Все объекты, встроенные в документ, можно перемещать, изменять их размер и редактировать.
2.2.2 Импорт путем изменения и связывания объектов
Переменить тему разговора. Когда вы встраиваете объект в лист Excel, вы можете редактировать его в собственном приложении. В модификациях будут использоваться инструменты, специально разработанные для обработки данных выбранного типа.
2.3 Связывание объектов
Связывание объектов предполагает сохранение данных объекта в исходном файле. Когда устанавливается связь с объектом, копия исходных данных вставляется в документ, а оригинал остается на листе. Когда ссылка обновляется, новые данные, считанные из оригинала, включаются в документ. Поскольку между документом и исходным файлом устанавливается связь, любые изменения исходных данных отражаются в их связанной копии в документе. Связанный объект изменяется только путем изменения исходного файла. Объект останется в месте хранения, и в документ будет включен только указатель на исходный источник.
Ячейки подключения. Вы можете выбрать с помощью мыши ссылку или ссылку на отдельные ячейки в выражениях. В этом случае вы можете указать мышью на ячейки, но только в текущем документе, но также и в других, где расположены выражения.
Связывание данных. В документах Excel вы можете создать ссылку на другой документ на жестком диске вашего компьютера или в локальной сети.
Справочным документом может быть документ Word, электронная таблица Excel, презентация Power Point или любой другой документ из пакета Microsoft Office. Ссылки на другие документы удобно использовать, когда вам нужно сослаться на завершенные источники информации или использовать существующие данные.
Свяжите с другими приложениями. Используя технологию OLE, вы можете обмениваться данными между любым приложением Windows, которое поддерживает связывание и внедрение объектов.
2.4 Распространение с ассоциацией
Объект будет включен в документ, но его ссылка на исходный источник останется. Это полезно, если вы намереваетесь изменить исходный источник и хотите обеспечить синхронную модификацию встроенного объекта.
Как и другие приложения Office, Excel поддерживает протокол связывания и встраивания объектов — OLE. За этим термином скрывается механизм соединения данных между различными приложениями путем привязки или встраивания.
2.5 Импорт с использованием технологии OLE
С протоколом OLE разные приложения могут использовать одни и те же данные. Например, вы можете создать диаграмму в Excel и связать ее с документом Word. Если вы теперь измените диаграмму в Excel, программа также автоматически обновит диаграмму в документе Word. Если вы хотите обработать диаграмму с помощью инструментов Excel, не выходя из Word, вам необходимо встроить диаграмму в документ Word.
Каждый раз, когда вы встраиваете объект в Excel, для создания и изменения объекта используется другая программа, называемая исходным приложением. Чтобы отредактировать внедренный объект, дважды щелкните этот объект, чтобы открыть исходный набор инструментов приложения.
Ссылка объединяет два независимых файла. Изменение связанного объекта повлияет как на исходный документ, так и на все файлы, в которые помещен объект. Следовательно, ссылку следует использовать в тех случаях, когда объект используется в разных файлах и объект необходимо обновить во всех документах. Двойной щелчок по связанному объекту открывает исходный файл, в котором вы можете редактировать объект.
2.6 Импорт объекта из другого приложения
2.6.1 Вставка объекта, созданного другим приложением
Иногда имеет смысл создать объект с помощью другого приложения. Для этого вам понадобятся:
· Выберите команду «Вставить / объект». На экране откроется диалоговое окно «Объект» (рис. 1).
Рисунок 1 — Диалоговое окно объекта
На вкладке «Создать новый» установите вставку нового объекта в текущую книгу. Выберите соответствующее приложение и тип объекта из списка Тип объекта. Поле «Результат» указывает, какой тип объекта будет вставлен в документ. Если выбран параметр «Отображать как значок», объект в документе будет отображаться в виде значка. Под именем параметра вы можете управлять внешним видом значка (рис. 2), который будет вставлен в документ.
Рисунок 2 — Вид значков
Здесь, когда установлен флажок «Просмотреть как значок», вы можете найти кнопку «Изменить значок». Эта кнопка изменяет внешний вид значка. После нажатия кнопки Excel отобразит диалоговое окно «Изменить значок» (рис. 3).
Рисунок 3 — Диалоговое окно «Изменить значок
· Выберите требуемый тип объекта и нажмите клавишу [Enter].
В следующем примере документ Word встроен в книгу Excel. На рисунке 4 вы можете увидеть документ на листе. Остерегайтесь кастомного скина! В нашем распоряжении есть строка меню и панели инструментов Word.
Все меню, кроме меню «Файл», соответствуют меню Word. Вы можете использовать их для работы со встроенным объектом обычным способом.
Рисунок 4 — Пользовательская оболочка Word в Excel
Рисунок 5 — Меню программы Word открыто
После щелчка мышью вне встроенного объекта настраиваемая оболочка примет обычную форму Excel с соответствующими меню и панелями инструментов (рисунок 5). Чтобы снова использовать панель инструментов Word, дважды щелкните внедренный объект.
2.6.2 Вставка файла
Рисунок 6 — Excel со встроенным объектом
Excel предлагает несколько способов встраивания / связывания (рисунок 6). Один из них основан на использовании меню «Вставка / объект». Представленный ниже метод описывает вставку существующего файла как объекта, в отличие от метода, описанного выше, который фокусируется на создании нового объекта в Excel с использованием других приложений.
ILogic предоставляет функции правил для чтения и записи данных из электронных таблиц Microsoft Excel. Чтобы получить доступ к функции «Ссылки на данные Excel», разверните узел «Связи данных Excel» на вкладке «Система» в области «Фрагменты».
Есть два типа функций для работы со ссылками на данные Excel:
Для чтения и записи данных в файлы других форматов необходимо добавить в правила собственный код VB.NET.
Используйте специальную функцию ThisBOM.Export для экспорта спецификации сборки в электронную таблицу Microsoft Excel и другие форматы файлов.
Данные Microsoft Excel можно встроить в документ Autodesk Inventor, связать с этим документом или сохранить как внешний файл. Для этих функций необходимо указать имя файла или спецификацию связанного или встроенного файла Excel.
При указании имени файла вы можете указать относительный или абсолютный путь. Однако использование абсолютного пути затруднит отправку модели другому пользователю на другом компьютере. Если путь не указан, iLogic предполагает, что документ Excel находится в той же папке, что и текущий документ Inventor. Относительный путь интерпретируется относительно папки, содержащей документ Inventor.
iLogic также ищет файл в папке рабочей области проекта. Вы можете использовать относительный путь в папке рабочей области проекта.
Поддерживаются следующие расширения файлов: .xls, .xlsx, .xlsm и .xlsb.
Вы также можете указать связанную или встроенную таблицу вместо имени файла. Использовать стороннюю организацию: встроенный синтаксис # для встроенных электронных таблиц.
Он использует сторонний синтаксис: LinkedName.xls для связанных электронных таблиц. Укажите имя, отображаемое в дереве модели Autodesk Inventor в разделе «Сторонние объекты.
Чтобы встроить таблицу, используйте кнопку «Связать» в диалоговом окне «Параметры». Не изменяйте имя встроенной таблицы по умолчанию, предоставленное Autodesk Inventor (например, Embed 1). Для функции GoExcel требуется оригинальное имя.
Чтобы связать файл, выберите вкладку «Управление» панель «Вставка» «Вставить объект» или использовать команду «Подключить» в диалоговом окне «Параметры».
Найдите строку на основе одного или нескольких критериев значения столбца.
Синтаксис
GoExcel.FindRow («имя файла», «имя_листа», «заголовок первого столбца», «оператор», значение подстановки, «заголовок второго столбца», «оператор», значение подстановки, «заголовок третьего столбца» и т.д.)
Задает файл данных.
Лист в документе Excel, содержащий таблицу для поиска. Любой существующий лист можно указать как лист.
«Заголовок первого столбца»
Заголовок первого столбца таблицы для поиска. Обычно заголовки столбцов находятся в первой строке и начинаются со столбца A.
Возможные значения:
Найдите строку, в которой значение в столбце больше или равно указанному значению.
Находит строку, в которой значение текстового или числового столбца соответствует указанному значению.
Текстовое или числовое значение, которое можно задать явно, в дополнение к использованию параметра или локальной переменной.
«Заголовок второго столбца»
Заголовок второго столбца таблицы, в котором будет выполняться поиск.
= или =
«Заголовок третьего столбца»
Найдите строку на основе нескольких критериев.
Результат возвращен
Номер строки (целое число), соответствующий критериям поиска. Значение «-1», если эта строка не может быть найдена.
Возможные ошибки
Требования к таблицам Excel
Примеры
В этих примерах значение переменной параметра i присваивается номеру строки в таблице. Диаметр равен 0,2, а длина больше или равна 4,1. Первый пример обращается к внешней таблице, а второй — к встроенной таблице.
В этих примерах строки 5, 6 и 7 удовлетворяют первому условию (Dia = 0,2). Однако только строка 7 соответствует обоим критериям (Dia = 0,2 и len> = 4,1).
Считывает значение из строки, найденной с помощью функции GoExcel.FindRow .
Синтаксис
Имя заголовка столбца для значения ячейки, извлекаемого из текущей строки.
Результат возвращен
Значение ячейки столбца в текущей строке, которое было ранее найдено с помощью функции GoExcel.FindRow .
Ошибки
Возвращает сообщение об ошибке, если столбец не найден.
Пример
Чтение или запись значений в ячейки таблицы.
Синтаксис
GoExcel.CellValue («имя_файла», «имя_листа», «номер_ячейки»)
См. Раздел «Укажите файл Excel».
Имя листа в документе Excel, содержащего нужную ячейку. Любой существующий лист можно указать как лист.
Адрес ячейки, в которой нужно прочитать или записать значение (например, «A7»). Вы также можете определить именованный диапазон в пределах диапазона таблицы.
Подробнее: Формула вычитания в Excel
Результат возвращен
Ошибки
Требования к формату таблицы Excel
Значения ячеек могут быть числовыми или текстовыми.
Примеры
Прочтите из встроенной таблицы:
Напишите во встроенной таблице:
Прочтите из внешней таблицы:
Напишите на внешней таблице:
Прочтите или напишите в ячейку с определенным адресом в таблице после использования функции GoExcel.CellValue или GoExcel.Open. Эта функция использует ранее открытый файл и лист.
Синтаксис
GoExcel.CellValue («cell_number») (без указания имен файлов и листов)
Адрес ячейки или именованный диапазон значения ячейки для чтения или записи в текущей таблице.
Результат возвращен
Значение ячейки с указанным номером ячейки.
Ошибки
Примеры
Прочтите последовательность ячеек из таблицы:
Напишите последовательность ячеек в электронной таблице:
Используется аналогично функции CellValue. Замените адрес ячейки именованным диапазоном, определенным в вашей книге Excel. Имя должно быть именем в книге Excel, а диапазон должен быть ограничен одной ячейкой. Вы можете вызывать именованные диапазоны в диапазоне книги Excel, используя стандартный синтаксис CellValue, указав имя вместо адреса ячейки.
Используйте GoExcel.CellValue или GoExcel.Open, чтобы открыть файл Excel перед использованием NamedRangeValue в правиле.
Синтаксис
Открывает указанную электронную таблицу Excel и может использоваться для получения именованной таблицы. Затем вы можете использовать такие функции, как GoExcel.FindRow и GoExcel.CellValue, для получения информации или изменения листа.
Синтаксис
См. Раздел «Укажите файл Excel».
Имя листа в документе Excel для активации. Любой существующий лист можно указать как лист.
Результат возвращен
Ошибки
Не удается найти файл Excel.
Примеры
Если имя листа не указано, предполагается, что он называется «Лист1».
Вы также можете указать другой лист.
Сохраните текущий документ Excel. Используйте эту функцию, если ячейки были изменены в результате функций GoExcel.CellValue или GoExcel.CurrentCellValue .
Результат возвращен
Ошибки
Пример
Эта функция имеет две цели:
Чтение из электронной таблицы Excel
Чтение из вертикально ориентированного диапазона ячеек. Функция считывает значения, начиная с первой ячейки, и продолжает спускаться, пока не достигнет второй ячейки, указанной для функции:
Если вместо адреса второй ячейки указана пустая строка («»), чтение начинается с ячейки с первым адресом и продолжается до тех пор, пока не будет достигнута первая пустая ячейка:
Чтение из горизонтально ориентированного диапазона ячеек:
Если таблица ранее упоминалась в правиле, вы можете опустить имена файлов и листов:
Написать в электронную таблицу Excel
Запись в вертикально ориентированный диапазон ячеек. Функция записывает значения, начиная с первой ячейки, и продолжает спускаться, пока не достигнет второй ячейки, указанной для функции:
Запись в вертикально ориентированный диапазон ячеек. Если вместо адреса второй ячейки указана пустая строка («»), iLogic использует столько ячеек, сколько необходимо для записи всех значений в списке:
Запишите значения в горизонтально ориентированном диапазоне ячеек:
Если таблица ранее упоминалась в правиле, вы можете опустить имена файлов и листов:
Закрывает текущую электронную таблицу Excel.
Используется перед функцией GoExcel.FindRow для указания номера строки в таблице, содержащей имена столбцов. Номер строки по умолчанию: 1. Измените это значение, если перед строкой с именами столбцов есть дополнительные строки.
Пример
Используется перед функцией GoExcel.FindRow для установки номера первой строки таблицы, содержащей данные. Номер строки по умолчанию — 2.
Синтаксис
Строка, с которой начинаются данные.
Примеры
Значение по умолчанию «2» означает, что данные начинаются со второй строки, которая следует за строкой заголовка:
Если у вас есть две строки для заголовка, добавьте в правило следующий оператор перед оператором, содержащим GoExcel.FindRow :
Предоставляет доступ к правилам iLogic из операции источника изменений.
Эта функция используется для замены текущей таблицы Excel, на которой основана модель, другой таблицей. Затем размер модели определяется на основе значений в новой таблице.
Синтаксис
changeOK = GoExcel.ChangeSourceOfLinked (partialOldName, newName)
Часть имени заменяемой таблицы.
partialOldName может быть пустой строкой «», и в этом случае команда ссылается на первый связанный файл Excel. Часто деталь или сборка имеет только один файл Excel.
Полное имя новой таблицы, которое может быть абсолютным или относительным именем файла.
Пример
Используется вместе с функцией GoExcel.FindRow для поиска значения в указанном диапазоне, а не точного значения. Значение допуска по умолчанию составляет 0,0000001 и не зависит от единиц измерения документа.
Синтаксис
Установите более высокое значение допуска, чтобы расширить диапазон допустимых значений.
Пример
Оператор поиска используется следующим образом:
Этот оператор аналогичен следующей операции недопустимого поиска:
Подавляет отображение диалоговых окон подсказок Excel.
Синтаксис
Просмотр запросов Microsoft Excel (по умолчанию).
Не показывать запросы Excel.
Предоставляет доступ к объекту приложения Excel. Используйте эту функцию, только если у вас достаточно опыта работы с интерфейсом Excel. Перед использованием этой функции в правиле вызовите другую функцию GoExcel для инициализации приложения.
Информация, созданная в различных программах Office, может использоваться во всех этих программах. Это означает, что данные, созданные в книге Excel, можно скопировать в документ Word. Это значительно упрощает создание, например, годовых и ведомственных отчетов. Данные могут быть связаны или встроены. Связанные данные всегда более надежны, чем встроенные данные, поскольку они автоматически обновляются при обновлении связанного документа.
Чтобы связать с другим файлом:
Откройте исходный файл и все файлы, содержащие информацию, которую вы хотите связать.
Выделите информацию в исходном файле.
Перейдите на вкладку «Главная
Нажмите кнопку «Позвонить.
Щелкните точку вставки в конечном файле, содержащем связанные данные.
Щелкните стрелку на кнопке «Вставить» и выберите «Вставить ссылку.
Чтобы внедрить новый объект:
Щелкните вкладку Вставка.
Нажмите кнопку «Объект
Выберите вкладку New.
Выберите тип объекта, который вы хотите вставить.
