Excel позиционирует себя как лучший в мире универсальный программный продукт для аналитической обработки информации. От малого бизнеса до крупных корпораций руководители тратят значительную часть своего рабочего времени на анализ эффективности своего бизнеса. Рассмотрим основные аналитические инструменты в Excel и примеры их практического применения.
Один из самых убедительных анализов данных — это вопрос «что, если». Вы найдете: «Данные» — «Работа с данными» — «Что-если».
Инструменты анализа «Что, если»:
Практический пример использования метода «Что-если» для поиска лучших скидок в таблице данных.
Другие инструменты анализа данных:
вы можете анализировать данные в Excel с помощью встроенных функций (математических, финансовых, логических, статистических и т.д.).
Чтобы упростить просмотр, обработку и обобщение данных, Excel использует сводные таблицы.
Программа будет воспринимать введенную / введенную информацию как таблицу, а не простой набор данных, если списки со значениями отформатированы соответствующим образом:
К указанному диапазону применяется стиль форматирования по умолчанию. Инструмент «Работа с таблицами» (вкладка «Дизайн») станет активным»).
вы можете создать отчет с помощью «Сводной таблицы».
Создание сводной таблицы — это уже способ анализа данных. Кроме того, пользователь выбирает информацию, которая ему нужна в определенное время для просмотра. Может использовать другие инструменты в будущем.
Мощный инструмент анализа данных. Рассмотрите возможность организации информации с помощью инструмента «Что, если — лист данных».
Важные условия:
Процедура создания «Таблицы данных»:
Для анализа деятельности предприятия данные берутся из бухгалтерского баланса, отчета о прибылях и убытках. Каждый пользователь создает свою форму, в которой отражаются характеристики компании, важная информация для принятия решений.
Например, мы предлагаем скачать финансовый анализ компаний в виде таблиц и графиков, составленных профессиональными специалистами в области финансово-экономического анализа. Используйте бухгалтерские формы, формулы и таблицы для расчета и анализа кредитоспособности, финансового состояния, прибыльности, деловой активности и т.д.
Сводные таблицы в Excel — мощный инструмент отчетности. Это особенно полезно в тех случаях, когда пользователь плохо работает с формулами и ему сложно анализировать данные самостоятельно. В этой статье мы рассмотрим, как правильно создавать такие таблицы и какие возможности для этого существуют в редакторе Excel. Для этого не нужно скачивать никаких файлов. Обучение доступно онлайн.
Первым делом нужно создать какую-то таблицу. Желательно, чтобы столбцов было больше. При этом некоторая информация должна быть повторена, так как только в этом случае можно будет провести какой-то анализ введенной информации.
Например, рассмотрите одни и те же финансовые затраты в разные месяцы.
Чтобы построить такой стол, нужно сделать следующее.
Для начала нужно выделить его полностью.
Затем перейдите на вкладку «Вставка». Щелкните значок «Таблица». В появившемся меню выберите пункт «Сводная таблица».
В результате появится окно, в котором нужно указать несколько основных параметров для построения сводной таблицы. Первым делом нужно выбрать область данных, на основании которой будет проводиться анализ. Если вы ранее выбрали таблицу, ссылка на нее будет автоматически заменена. Если нет, его нужно будет выделить.
Затем вас попросят указать, где именно будет происходить строительство. Лучше выбрать пункт «На существующем листе», так как будет неудобно анализировать информацию, когда все разложено на нескольких листах. Затем нужно указать диапазон. Для этого щелкните значок рядом с полем ввода.
Сразу после этого мастер сводной таблицы уменьшится до небольшого размера. Кроме того, изменится внешний вид курсора. Вам нужно будет щелкнуть левой кнопкой мыши в любом удобном для вас месте.
В результате ссылка на указанную ячейку будет заменена автоматически. Затем вам нужно щелкнуть значок в правой части окна, чтобы восстановить его исходный размер.
Чтобы завершить настройку, нажмите кнопку «ОК».
В результате вы увидите пустой шаблон для работы со сводными таблицами.
Вы можете выбрать то, что хотите. Все зависит от типа информации, которую вы хотите получать.
Чтобы добавить какое-либо поле, нужно щелкнуть по нему левой кнопкой мыши и, не отпуская палец, перетащить в нужную область. В этом случае курсор изменит свой внешний вид.
Отпустить палец можно только тогда, когда перечеркнутый кружок исчезнет. Точно так же вы должны перетащить все поля, которые есть в вашей таблице.
Чтобы увидеть весь результат, закройте боковую панель настроек. Для этого достаточно нажать на крестик.
В результате вы увидите следующее. С помощью этого инструмента вы сможете объединить сумму расходов за каждый месяц по каждой позиции. Кроме того, доступна информация об общей сумме.
Если вам не нравится стол, вы можете попробовать построить его немного по-другому. Для этого нужно изменить поля в областях строительства.
Снова закройте помощник по строительству.
На этот раз мы видим, что сводная таблица стала намного больше, поскольку теперь столбцы — это не месяцы, а категории расходов.
Если у вас нет возможности собрать стол самостоятельно, вы всегда можете рассчитывать на помощь редактора. В Excel возможно создание таких объектов в автоматическом режиме.
Для этого вам необходимо сделать следующее, но сначала выделить всю информацию целиком.
Щелкните вкладку «Вставка». Затем щелкните значок «Таблица». В появившемся меню выберите второй пункт.
Сразу после этого появится окно, в котором будут различные примеры для построения. Подобные варианты предлагаются на основе нескольких столбцов. Количество моделей напрямую зависит от их количества.
При наведении курсора на каждый элемент будет доступен предварительный просмотр результата. Так работать намного удобнее.
Вы можете выбрать тот, который вам больше всего нравится.
Чтобы вставить выбранный вариант, просто нажмите кнопку «ОК».
В результате вы получите следующий результат.
Примечание: таблица была создана на новом листе. Это будет происходить каждый раз при использовании конструктора.
После того, как вы добавили (независимо от того, как) сводную таблицу, вы увидите новую вкладку «Анализ» на панели инструментов. Он содержит огромное количество различных инструментов и функций.
Рассмотрим каждую из них подробнее.
Нажав кнопку, отмеченную на скриншоте, вы можете сделать следующее:
В окне настроек вы увидите много интересного.
С помощью этого инструмента вы можете делать следующее:
Для начала нужно выбрать ячейку. Затем нажмите кнопку «Активное поле». В появившемся меню нажмите на пункт «Параметры поля».
Вскоре после этого вы увидите следующее окно. Здесь вы можете указать тип операции, которая должна использоваться для сглаживания данных в выбранном поле.
Также вы можете настроить формат номера. Для этого нужно нажать на соответствующую кнопку.
В результате появится окно «Формат ячеек».
Здесь вы можете указать, в какой форме вы хотите просмотреть результат анализа информации.
Благодаря этому инструменту вы можете настроить группировку на основе выбранных значений.
Редактор Microsoft Excel позволяет создавать интерактивные сводные таблицы. При этом ничего сложного делать не надо.
Выберите столбец. Затем нажмите кнопку «Вставить слайсер».
В появившемся окне в качестве примера выберите одно из предложенных полей (в дальнейшем вы сможете выбирать их в неограниченном количестве). После выбора чего-то сразу активируется кнопка «ОК». Нажмите здесь.
В результате появится небольшое окошко, которое можно переместить куда угодно. Он предложит все возможные уникальные значения, найденные в этом поле. Благодаря этому инструменту вы сможете вывести сумму только на несколько месяцев (в этом случае). По умолчанию информация отображается постоянно.
Вы можете нажать на любой из предметов. Сразу после этого все значения в поле Amount изменятся.
Таким образом, можно будет выбрать любой временной период.
Все можно вернуть в первоначальный вид в любой момент. Для этого вам нужно нажать на иконку в правом верхнем углу этого окна.
В этом случае мы смогли отсортировать отчет по месяцам, так как у нас было соответствующее поле. Но есть более мощный инструмент для работы с датами.
Если вы нажмете соответствующую кнопку на панели инструментов, вы, скорее всего, увидите эту ошибку. Дело в том, что в нашей таблице нет ячеек с явным форматом данных «Дата».
Например, создадим журнальный столик с разными датами.
Затем вам нужно будет создать сводную таблицу.
Снова перейдите на вкладку «Вставка». Щелкните значок «Таблица». В появившемся подменю выбираем нужный нам вариант.
Затем нас попросят выбрать диапазон значений.
Для этого просто выделите всю таблицу.
Вскоре адрес будет заменен автоматически. Здесь все очень просто, так как он рассчитан на манекены. Для завершения строительства нажмите кнопку «ОК».
Редактор Excel предложит нам только один вариант, так как таблица очень простая (например, вам больше не нужна).
Повторите попытку, щелкнув значок «Вставить историю» (расположенный на вкладке «Анализ»).
На этот раз ошибок не будет. Вам будет предложено выбрать поле для сортировки. Установите флажок и нажмите кнопку «ОК».
Благодаря этому появится окно, в котором вы сможете выбрать желаемую дату с помощью ползунка.
Выбираем другой месяц и данных нет, так как все расходы в таблице указаны только за март.
Если вы внесли изменения в исходные данные и по какой-то причине они не отображаются в сводной таблице, вы всегда можете обновить их вручную. Для этого просто нажмите соответствующую кнопку на панели инструментов.
Если вы решили изменить поля, на которых должно происходить построение, гораздо проще сделать это в настройках и не удалять таблицу, а воссоздавать ее с учетом новых предпочтений.
Для этого нужно нажать на иконку «Источник данных». Затем выберите одноименный пункт меню.
В результате появится окно, в котором вы сможете снова выбрать необходимый объем информации.
С помощью этого инструмента вы можете:
Если расчетов в таблице недостаточно или они не соответствуют вашим потребностям, вы всегда можете внести свои изменения. Щелкнув значок этого инструмента, вы увидите следующие параметры.
Это включает:
Здесь вы можете создать сводную диаграмму или изменить рекомендуемый тип таблицы.
С помощью этого инструмента вы можете настроить внешний вид рабочего пространства редактора.
Благодаря этому вы можете:
При работе со сводными таблицами помимо вкладки «Анализ» появится еще одна: «Дизайн». Здесь вы можете изменить внешний вид вашего объекта до неузнаваемости по умолчанию.
Вы можете настроить:
Чтобы увидеть больше различных вариантов, вам нужно щелкнуть треугольник в правом нижнем углу этого инструмента.
Сразу после этого появится огромный список. Вы можете выбрать то, что хотите. Когда вы наводите курсор на каждый из шаблонов, ваша таблица изменится (это сделано для предварительного просмотра). Изменения не вступят в силу, пока вы не нажмете один из предложенных вариантов.
Также при желании вы можете создать свой собственный стиль дизайна.
Здесь вы также можете изменить порядок отображения строк. Иногда это необходимо для удобства анализа затрат. Особенно, если список очень большой, так как легче найти нужное место по алфавиту, чем пролистывать список несколько раз.
Для этого нужно сделать следующее.
Если стандартного варианта недостаточно, вы можете нажать на пункт «Дополнительные параметры сортировки» в том же меню».
В результате вы увидите следующее окно. Для более подробных настроек нужно нажать на кнопку «Дополнительно».
Здесь все настраивается автоматически. Если вы снимете этот флажок, вы сможете указать нужный вам ключ.
Вышеуказанные шаги подходят для современных редакторов (2007, 2010, 2013 и 2016). В старой версии все выглядит иначе. Возможностей там, конечно, гораздо меньше.
Чтобы создать сводную таблицу в Excel 2003, вам необходимо сделать следующее.
Перейдите в раздел меню «Данные» и выберите соответствующий пункт.
В результате появится мастер создания таких объектов.
После нажатия кнопки «Далее» откроется окно, в котором нужно указать диапазон ячеек. Затем снова нажмите «Далее».
Для завершения настройки нажмите «Готово».
В результате вы увидите следующее. Здесь нужно перетащить поля в соответствующие области.
Например, вы можете получить следующий результат.
Становится очевидным, что такие отношения лучше строить в современных издательствах.
В этой статье рассмотрены все тонкости работы со сводными таблицами в Excel. Если у вас что-то не работает, возможно, вы выбрали неправильные поля или их очень мало — для создания такого объекта вам понадобится несколько столбцов с повторяющимися значениями.
Если этого учебника вам недостаточно, обратитесь к онлайн-справке Microsoft для получения дополнительной информации.
Для тех, у кого остались неотвеченные вопросы, ниже прилагается видео с комментариями к описанным выше инструкциям.
