В MS Excel есть ряд очень полезных инструментов для создания действительно сложных форм сбора данных невероятно простым способом. Однако вот и невезение: очень часто препятствием для взаимодействия с ними являются не навыки редактора электронных таблиц, а человеческая «рука дубинки». Пользователи удаляют формулы из ячеек, вводят альтруистические данные, в общем, портят плоды наших трудов.
К счастью, они делают это не из-за гадостей, и все, что нам нужно, разработчикам, — это предоставить им заранее подготовленные предложения и ответы. Я расскажу, как это сделать, в этой статье.
Вот моя демонстрационная таблица Excel. Как мне его заполнить?
Первый способ ввести предложение
Прежде всего, давайте попробуем разобраться в советах. Взгляни на мою тарелку. Все это звучит просто, но даже при такой простоте можно накопить солидный огород. Например, это поле «номер документа» №1, 1 или 22.03-1?
Самый простой способ — это щелкнуть правой кнопкой мыши по нужной ячейке и выбрать «Вставить заметку». В появившемся поле просто напишите требуемый текст, и если пользователь наведет курсор мыши на эту ячейку, текст немедленно появится во всплывающей подсказке.
Примечания вставлены
Примечание: ячейка с примечанием отмечена специальным значком — маленьким красным треугольником в правом верхнем углу. Сам текст заметки может быть отформатирован как любой другой — вы можете выделить его жирным шрифтом или курсивом, чтобы выделить наиболее важные моменты вашего сообщения.
Удалить заметки можно только из контекстного меню правой кнопки мыши
Примечание. При нажатии кнопки «Удалить» в ячейке заметка не удаляется. Чтобы удалить ее (или отредактировать ее текст), вы можете снова щелкнуть ячейку правой кнопкой мыши и выбрать «Удалить заметку» или «Изменить заметку».
Второй способ ввести предложение
Другой способ вставить предложение интересует нас только с точки зрения того, каким будет следующий разговор (путем фильтрации ввода), однако полезно знать об этом.
Аннотации в Excel с использованием проверки данных
Поместите курсор мыши в выбранную ячейку на панели «Данные» в группе «Инструменты для работы с данными», откройте инструмент «Проверка данных» и заполните поля заголовка и текста сообщения на вкладке «Входное сообщение». Щелкните «ОК».
Теперь, когда вы нажимаете на ячейку с подсказкой (обратите внимание: помеченная таким образом ячейка не отмечена красным треугольником и выглядит как любая другая), ее текст также будет отображаться в желтом прямоугольнике. Невозможно удалить и изменить заметку, введенную через «Подтвердить данные» с помощью правой кнопки мыши.
Советы хороши, но как насчет более «прогрессивных» пользователей, которые их не читают? Осталось только одно: хлопать в ладоши .. то есть использовать входной фильтр, я имею в виду.
Снова откройте инструмент «Проверка данных», перейдите на вкладку «Параметры» и посмотрите наши варианты ограничения возможностей пользователя.
Контроль по количеству знаков, введенных в MS Excel
Первое, что может быть полезно, — это проверить длину введенного текста. Выбираем пункт «Длина текста» и указываем любой диапазон ограничений. Например, я хочу, чтобы текст в поле «Сообщение» был как можно короче, но при этом ячейка не могла оставаться пустой. Введены значения от 3 до 25 символов, этого достаточно, чтобы ввести что-то вроде «Напоминание о платеже» (21 символ), и когда вы попытаетесь ввести более длинный текст, MS Excel отобразит окно с предупреждением и не позволит вам завершить ввод.
Текст слишком длинный! Excel настороже и не упустит такую очевидную ошибку
Еще один хороший метод фильтрации, который, без сомнения, пригодится: фильтрация по номеру. Установите фильтр, подобный показанному на рисунке, и устраните проблемы с лишними буквами, пробелами и символами, появляющимися в поле цены.
Проверить по номеру в Excel
Фильтрация по вводу цифр работает не хуже
Самая эффективная и интересная проверка ввода в MS Excel — это выбор из раскрывающегося списка. Он подходит не для всех типов ячеек, но там, где требуется точность и диапазон значений не слишком широк, вам нужен выбор по списку.
Теперь давайте проверим выпадающий список в MS Excel. Введите данные вручную через точку с запятой.
Выбираем вкладку «Параметры» в «Контроль данных», и указываем «Тип данных» «Список». Есть два способа ввести предустановленные значения:
.. или выберите из ассортимента
Второй способ более интересен, так как данные «скрыты» от пользователя, но заполнить их более чем десятком строк проблематично. Первый метод позволяет вам легко настроить гораздо больший список для выбора данных, но сначала вам нужно разместить этот список где-нибудь в документе (каждое значение в отдельной строке), например, на отдельном «служебном» листе в то же, что и рабочая книга MS Excel.
Выбор из списка на листе MS Excel. Другие данные ввести невозможно.
Вот и все — теперь вы можете заполнить ячейку только теми значениями, которые мы указали в списке. Если мы попытаемся ввести данные вручную, MS Excel выдаст нам знакомую ошибку.
Кстати, вы также можете изменить его текст: для этого перейдите на вкладку «Сообщение для вывода» в «Проверка данных», как мы уже делали во «втором способе» ввода предложений, измените текст на нужный один.
При работе с большими объемами информации, особенно при обработке формулами или макросами, важно, чтобы данные не содержали ошибок, которые могут повлиять на результат. Трудности в получении правильных источников возникают, когда они происходят из неструктурированных источников (плохо спроектированные базы данных, ручное составление таблиц и форм незаинтересованными людьми). Особенно сложно получить правильный дизайн для конкретной маски (модели). Например, дату можно записать в виде строки несколькими способами:
В этой статье описываются функции, позволяющие упростить процесс сбора и проверки данных в Excel.
Чтобы настроить параметры проверки введенных значений, во вкладке «Данные» области «Работа с данными» щелкните значок «Проверить данные» или выберите аналогичный пункт в раскрывающемся меню:
На экране появится окно с настройками по умолчанию, где в качестве типа данных можно использовать любое значение:
Изначально нужно выбрать тип данных для проверки, что будет первым условием. Всего доступно 7 вариантов:
В зависимости от выбранного пункта можно выбрать дополнительные условия. Для чисел, дат, времени и длины текста можно указать ограничения: минус, плюс, диапазон и т.д. Источник связан со списком, а «другой» элемент предлагает ввести формулу, которая возвращает логическое значение.
Самый необычный вид — выпадающий список.
Это позволяет вам выбрать указанные значения в качестве источника и ограничить им разрешенные значения. Также возможно создание динамических раскрывающихся списков.
Функция проверки данных в Excel позволяет настраивать всплывающие подсказки для ячеек листа. Для этого перейдите на вторую вкладку окна проверки ввода — «Сообщение для ввода».
На изображении показан пример возможного сообщения для ячейки, в которой вводятся целые числа от 1 до 31 (настройки вкладки «Параметры»). Заголовок и сообщения указываются на ваше усмотрение, правил по их оформлению нет. Не забудьте установить флажок «Показывать подсказку, если ячейка текущая», иначе сообщение будет неактивным.
Последняя вкладка окна проверки данных позволяет настроить поведение и отображение сообщений при обнаружении неверного значения.
Есть три типа сообщений, которые различаются по поведению:
Стоп является сообщением об ошибке и позволяет выполнить только 2 действия: отменить ввод и повторить ввод. В случае отмены новое значение будет изменено на предыдущее. Повторение ввода исправляет новое значение.
Предупреждение более достоверно, чем остановка, поскольку оно позволяет вам оставить значение, не соответствующее условиям тестирования, после того, как пользователь подтвердил ввод.
Сообщение отображает ошибку в виде простой информации и позволяет отменить последнее действие.
Заголовок и сообщение заполняются по запросу.
