Сортировка данных — неотъемлемая часть анализа данных. Возможно, вам потребуется расположить имена в списке в алфавитном порядке, создать список заголовков и отсортировать их в порядке убывания или расположить строки по цвету или значку. Сортировка данных позволяет быстро просматривать и понимать данные, систематизировать и находить нужную информацию и, в конечном итоге, принимать более обоснованные решения.
вы можете сортировать данные по тексту (от A до Z или от Z до A), числам (от наименьшего к наибольшему или от наибольшего к наименьшему), а также по дате и времени (от старого к новому или от нового к старому) в одном или нескольких столбцах. Вы также можете сортировать по настраиваемым спискам, которые вы создаете сами (например, по списку «Большой», «Средний» и «Маленький»), или по размеру, включая цвета и значки ячеек и шрифтов.
Вы можете использовать автофильтр или условное форматирование, чтобы найти наибольшее и наименьшее значения в диапазоне ячеек или в таблице, например 10 лучших оценок или 5 самых низких сумм продаж.
Выберите ячейку в столбце, который нужно отсортировать.
На вкладке «Главная» в группе «Сортировка и фильтр» выполните одно из следующих действий.
Чтобы быстро отсортировать значения в порядке возрастания, нажмите (Сортировать от А до Я).
Чтобы быстро отсортировать значения в порядке убывания, нажмите (Сортировать от Я до А).
Примечания: возможные проблемы
Убедитесь, что все данные сохранены в виде текста. Если сортируемый столбец содержит числа, хранящиеся в числовом формате, и числа, хранящиеся в текстовом формате, все ячейки должны быть отформатированы как числа или текст. В противном случае числа, хранящиеся в числовом формате, после сортировки будут больше, чем числа, хранящиеся в текстовом формате. Чтобы преобразовать все выбранные данные в текстовый формат, нажмите CTRL + 1, чтобы открыть диалоговое окно «Формат ячеек», щелкните вкладку «Число» и в разделе «Категория» выберите «Общие», «Число» или «Текст.
Удалите все начальные пробелы. Иногда к данным, импортированным из других приложений, можно добавить начальные пробелы. Удалите их из данных перед сортировкой. Это можно сделать вручную или с помощью функции ОБРЕЗАТЬ.
Выберите ячейку в столбце, который нужно отсортировать.
На вкладке «Главная» в группе «Сортировка и фильтр» выполните одно из следующих действий.
Чтобы отсортировать числа в порядке возрастания, щелкните (Сортировать от наименьшего к наибольшему).
Чтобы отсортировать числа в порядке убывания, нажмите (Сортировать от большего к меньшему).
Возможные проблемы
Убедитесь, что все числа в числовом формате. Если результаты отличаются от ожидаемых, столбец может содержать числа, хранящиеся в текстовом формате. Например, отрицательные числа, импортированные из некоторых систем бухгалтерского учета, или числа, содержащие начальный апостроф (‘), сохраняются как текст. Для получения дополнительной информации см. Преобразование чисел из текста в числа.
Выберите ячейку в столбце, который нужно отсортировать.
На вкладке «Главная» в группе «Сортировка и фильтр» выполните одно из следующих действий.
Чтобы отсортировать значения от самой ранней даты или времени до самых поздних, нажмите (Сортировать от самых старых до самых новых).
Чтобы отсортировать значения от самой поздней даты или времени к самым старым, нажмите (Сортировать от самых новых до самых старых).
Примечания: возможные проблемы
Убедитесь, что все значения даты и времени хранятся в формате даты и времени. Если результаты отличаются от ожидаемых, столбец может содержать значения даты и времени, хранящиеся в текстовом формате. Для правильной сортировки значений даты и времени в Excel они должны храниться как порядковые числа с информацией о дате или времени. Если Excel не может распознать значение как дату или время, оно сохраняется как текст. Дополнительные сведения см. В статье «Преобразование дат из текстового формата в формат даты.
Чтобы отсортировать по дням недели, измените формат ячейки для отображения дней недели. Чтобы отсортировать по дням недели независимо от даты, преобразуйте их в текст с помощью функции ТЕКСТ. Однако функция ТЕКСТ возвращает текстовое значение, поэтому сортировка будет выполняться по буквенно-цифровым данным. Дополнительные сведения см. В статье Отображение дат как дней недели.
Вы можете выполнить сортировку по двум или более столбцам или строкам, чтобы сгруппировать данные с одинаковыми значениями в одном столбце или строке, а затем отсортировать эти группы с одинаковыми значениями в другом столбце или строке. Например, если у вас есть столбцы «Отдел» и «Сотрудник», вы можете сначала выполнить сортировку по столбцу «Отдел» (чтобы сгруппировать всех сотрудников по отделам), а затем по именам (чтобы расположить имена сотрудников в каждом отделе в алфавитном порядке). Вы можете сортировать до 64 столбцов за раз.
Примечание. Для достижения наилучших результатов вы должны включить заголовки столбцов в сортируемый диапазон.
Выберите любую ячейку в диапазоне данных.
На вкладке «Данные» в группе «Сортировка и фильтр» щелкните «Сортировка.
В диалоговом окне «Сортировка» в разделе «Столбец» в поле «Сортировать по» выберите первый столбец, по которому нужно выполнить сортировку.
В поле Сортировка выберите тип сортировки. Выполните одно из следующих действий:
Для сортировки по тексту, числам или значениям даты и времени выберите «Значения.
Чтобы отсортировать по формату, выберите «Цвет ячейки», «Цвет шрифта» или «Значок ячейки.
В разделе «Порядок» выберите сортировку. Выполните одно из следующих действий.
Для текстовых значений выберите от A до Z или от Z до A.
Для числовых значений выберите По возрастанию или По убыванию.
Для даты и времени выберите от старого к новому или от нового к старому.
Чтобы отсортировать по настраиваемому списку, выберите Настраиваемый список.
Чтобы добавить следующий столбец к сортировке, нажмите кнопку «Добавить уровень» и повторите шаги с третьего по пятый.
Чтобы скопировать отсортированный столбец, выберите его и нажмите кнопку «Копировать слой.
Чтобы удалить столбец для сортировки, выберите соответствующий элемент и нажмите «Удалить уровень.
Примечание: вы должны оставить хотя бы одну запись в списке.
Чтобы изменить порядок сортировки столбцов, выберите нужную запись столбца и щелкните стрелку вверх или вниз рядом с кнопкой «Параметры.
Столбцы с более высокой позицией в списке будут отсортированы перед столбцами с более низкой позицией.
Если вы отформатировали диапазон ячеек или столбец таблицы вручную или с помощью условного форматирования с использованием цвета ячейки или цвета шрифта, вы также можете выполнить сортировку по цвету. Кроме того, вы можете сортировать по набору значков, созданных с использованием условного форматирования.
Выберите ячейку в столбце, который нужно отсортировать.
На вкладке «Данные» в группе «Сортировка и фильтр» щелкните «Сортировка.
В диалоговом окне «Сортировка» в разделе «Столбец» в поле «Сортировать по» выберите столбец, по которому нужно выполнить сортировку.
В группе «Сортировка» выберите «Цвет ячейки», «Цвет шрифта» или «Значок ячейки.
В группе «Порядок» щелкните стрелку рядом с кнопкой, затем, в зависимости от типа формата, выберите цвет шрифта, цвет заливки ячейки или значок ячейки.
Затем выберите порядок сортировки. Выполните одно из следующих действий.
Чтобы переместить цвет ячейки, цвет шрифта или значок вверх или влево, выберите «Сверху» для сортировки по столбцу и «Влево» для сортировки по строке.
Чтобы переместить цвет ячейки, цвет шрифта или значок вниз или вправо, выберите «Снизу» для сортировки по столбцу и «Вправо» для сортировки по строке.
Примечание. По умолчанию порядок цветов ячеек, шрифтов и значков отсутствует. Вы должны сами определить порядок для каждого сорта.
Чтобы установить цвет следующей ячейки, цвет шрифта или значок для сортировки, нажмите кнопку «Добавить слой» и повторите шаги 3-5.
Убедитесь, что в поле «Затем по» выбран тот же столбец, а в поле «Порядок» сделан такой же выбор.
Повторите эти шаги для каждой дополнительной ячейки, цвета, шрифта или значка, которые вы хотите включить в сортировку.
вы можете использовать настраиваемые списки для сортировки в заданном пользователем порядке. Например, столбец может содержать значения, по которым вы хотите выполнить сортировку, такие как «Высокое», «Среднее» и «Низкое». Как я могу настроить сортировку так, чтобы сначала отображалась высокая, затем средняя, а затем низкая? Если вы отсортируете их в алфавитном порядке (от A до Z), высокие значения появятся вверху, но низкие значения будут позади них, а не средние. А при сортировке от Я до А «Средние» значения появятся вверху. На самом деле, средние значения всегда должны отображаться в центре, независимо от порядка сортировки. Вы можете решить эту проблему, создав собственный список.
При необходимости создайте собственный список.
В диапазоне ячеек введите значения, которые вы хотите отсортировать, в нужном вам порядке, например по убыванию.
Выберите диапазон ячеек, в который были введены значения. В приведенном выше примере выберите ячейки A1: A3.
Выберите «Файл»> «Параметры»> «Дополнительно»> «Общие»> «Изменить списки», затем в диалоговом окне «Списки» нажмите «Импорт» и дважды нажмите «ОК.
Пользовательские списки можно создавать только на основе значений (текста, чисел или значений даты и времени). Вы не можете создать настраиваемый список на основе формата (цвета ячейки, цвета шрифта или значков.
Максимальная длина настраиваемого списка составляет 255 символов, и первое значение не может начинаться с цифры.
Выберите ячейку в столбце, который нужно отсортировать.
На вкладке «Данные» в группе «Сортировка и фильтр» щелкните «Сортировка.
В диалоговом окне «Сортировка» в разделе «Столбец» в поле «Сортировать по или затем по» укажите столбец для сортировки по настраиваемому списку.
В поле «Порядок» выберите «Пользовательский список.
В диалоговом окне «Списки» выберите нужный список. В нашем примере вам нужно выбрать список High, Medium, Low.
Щелкните ОК.
На вкладке «Данные» в группе «Сортировка и фильтр» щелкните «Сортировка.
В диалоговом окне «Сортировка» нажмите кнопку «Параметры.
В диалоговом окне «Параметры сортировки» установите флажок «Учитывать регистр.
Дважды щелкните ОК.
Сортировка обычно сверху вниз, но значения можно сортировать слева направо.
Примечание. Таблицы не поддерживают сортировку слева направо. Сначала преобразуйте таблицу в диапазон — выделите любую ячейку в ней и выберите «Работа с таблицами»> «Преобразовать в диапазон.
Выберите любую ячейку в диапазоне для сортировки.
На вкладке «Данные» в группе «Сортировка и фильтр» щелкните «Сортировка.
В диалоговом окне «Сортировка» нажмите кнопку «Параметры.
В диалоговом окне «Параметры сортировки» в разделе «Сортировка» выберите «Столбцы диапазона» и нажмите кнопку «ОК.
В группе «Строка» в поле «Сортировать по» выберите строку для сортировки. Обычно это строка 1 (если вы хотите отсортировать по строке заголовка).
Совет: Если строка заголовка содержит текст и вы хотите отсортировать столбцы по номерам, добавьте новую строку над диапазоном данных и введите числа в строке в желаемом порядке.
Для сортировки по значению выберите один из вариантов в раскрывающемся списке «Порядок».
Для текстовых значений выберите от A до Z или от Z до A.
Для числовых значений выберите По возрастанию или По убыванию.
Для даты и времени выберите от старого к новому или от нового к старому.
Чтобы отсортировать по цвету ячеек, цвету шрифта или значку, сделайте следующее.
В группе «Сортировка» выберите «Цвет ячейки», «Цвет шрифта» или «Значок ячейки.
В списке «Порядок» выберите цвет ячейки, цвет шрифта или значок, затем выберите «Влево» или «Вправо.
Примечание. При сортировке строк, которые являются частью структуры листа, Excel сортирует группы наивысшего уровня (уровень 1), чтобы порядок строк или столбцов детализации не изменился, даже если они скрыты.
Чтобы отсортировать по части значения в столбце, например, по коду детали (789-WDG-34), фамилии (Регина Покровская) или имени (Покровская Регина), необходимо сначала разделить столбец на две или более частей, чтобы значение, по которому нужно отсортировать, оканчивается в отдельном столбце. Вы можете использовать текстовые функции или текстовый мастер, чтобы разбить значения в ячейке на блоки. Дополнительные сведения и примеры см. В статьях «Разделение текста на разные ячейки» и «Использование функций» для разделения текста на разные столбцы.
Предупреждение: можно отсортировать значения в диапазоне, который является частью другого диапазона, но это не рекомендуется, так как это нарушит связь между отсортированным диапазоном и исходными данными. Если вы упорядочите данные, как показано ниже, выбранные сотрудники будут связаны с другими отделами.
К счастью, Excel выдает предупреждение, если обнаруживает такую попытку:
Если вы не собирались сортировать данные таким образом, выберите параметр для автоматического расширения выбранного диапазона, в противном случае выполните сортировку в пределах указанного выбора.
Если результат не тот, который вам нужен, нажмите кнопку «Отмена .
Примечание. Таким способом нельзя отсортировать значения в таблице.
Если результаты сортировки данных не соответствуют вашим ожиданиям, действуйте следующим образом.
Проверяет, изменились ли значения, возвращаемые формулами.Если сортируемые данные содержат одну или несколько формул, возвращаемые ими значения могут измениться при пересчете листа. В этом случае повторно примените сортировку, чтобы получить самые свежие результаты.
Показывать скрытые строки и столбцы перед сортировкой При сортировке по столбцам скрытые строки не перемещаются, а при сортировке по строкам скрытые столбцы не перемещаются. Перед сортировкой данных рекомендуется отображать скрытые строки и столбцы.
Проверьте текущую локаль. Сортировка зависит от выбранного языка. Убедитесь, что языковой стандарт установлен на правильный языковой стандарт на панели управления в разделе «Региональные стандарты» или «Региональные и языковые стандарты». Для получения информации о том, как изменить региональные настройки, см. Справку Microsoft Windows.
Ввод заголовков столбцов в одной строке. Если вы хотите использовать несколько заголовков строк, установите в ячейке возврат каретки.
Включение и отключение строки заголовка Обычно рекомендуется отображать строку заголовка при сортировке по столбцам, поскольку это упрощает чтение данных. По умолчанию значение в заголовке не включается в порядок сортировки. Однако в некоторых случаях может потребоваться включить или отключить заголовок для значения в заголовке, которое будет включено или не включено в сортировку. Выполните одно из следующих действий.
Чтобы исключить первую строку данных (заголовок столбца) из сортировки, на вкладке «Главная» в группе «Правка» нажмите «Сортировка и фильтр», нажмите «Пользовательская сортировка», а затем установите флажок «Мои данные содержат заголовки.
Чтобы включить первую строку данных в сортировку (поскольку это не заголовок столбца), на вкладке «Главная» в группе «Правка» щелкните «Сортировка и фильтр», щелкните «Пользовательская сортировка» и снимите флажок «Мои данные содержат заголовки.
Если данные отформатированы как электронная таблица Excel, вы можете быстро отсортировать и отфильтровать их с помощью кнопок фильтра в строке заголовка.
Если данные еще не существуют в таблице, они должны быть отформатированы как таблица. Это автоматически добавит кнопку фильтра в верхнюю часть каждого столбца таблицы.
Нажмите кнопку фильтра вверху нужного столбца и выберите желаемый порядок сортировки.
Чтобы отменить сортировку, нажмите кнопку «Отмена» на вкладке «Главная.
Выберите ячейку в столбце для сортировки.
Если в электронной таблице есть строка заголовка, выберите заголовок, по которому вы хотите отсортировать данные, например «Население.
Если строки заголовка нет, выберите верхнюю ячейку в столбце, по которому нужно выполнить сортировку, например ячейку со значением 634535.
На вкладке Данные выберите один из методов сортировки:
По возрастанию: сортировка от А до Я, от меньшего к большему или от первого к новейшему.
По убыванию: сортировка от Я до А, от самого высокого до самого низкого или от самого нового до первого.
Например, предположим, что у вас есть таблица со столбцами «Отдел» и «Сотрудник». Вы можете сначала отсортировать по столбцу «Отдел», чтобы сгруппировать всех сотрудников по отделам, а затем отсортировать по именам, чтобы расположить в алфавитном порядке имена сотрудников в каждом отделе.
Выберите любую ячейку в диапазоне данных.
На вкладке «Данные» в группе «Сортировка и фильтр» нажмите кнопку «Пользовательская сортировка.
В диалоговом окне «Пользовательская сортировка» в разделе «Столбец» в поле «Сортировка» выберите первый столбец, по которому нужно выполнить сортировку.
Примечание. Меню «Сортировка» отключено, так как оно еще не поддерживается. В настоящее время вы можете изменить порядок сортировки на рабочем столе Excel.
В разделе «Порядок» выберите сортировку.
По возрастанию: сортировка от А до Я, от меньшего к большему или от первого к новейшему.
По убыванию: сортировка от Я до А, от самого высокого до самого низкого или от самого нового до первого.
Чтобы добавить еще один столбец для сортировки, выберите Добавить и повторите шаги 5 и 6.
Чтобы изменить порядок сортировки столбцов, выберите нужную запись столбца и щелкните стрелку вверх или вниз рядом с кнопкой «Параметры.
Если вы отформатировали диапазон ячеек или столбец таблицы вручную или с помощью условного форматирования с использованием цвета ячейки или цвета шрифта, вы также можете выполнить сортировку по цвету. Кроме того, вы можете сортировать по набору значков, созданных с использованием условного форматирования.
Выберите ячейку в столбце, который нужно отсортировать.
На вкладке «Данные» в группе «Сортировка и фильтр» нажмите кнопку «Пользовательская сортировка.
В диалоговом окне «Пользовательская сортировка» в разделе «Столбцы» выберите столбец, по которому нужно выполнить сортировку.
В группе «Сортировка» выберите «Цвет ячейки», «Цвет шрифта» или «Значок условного форматирования.
В группе «Порядок» выберите нужный порядок (отображаемые параметры зависят от используемого формата). Затем выберите цвет ячейки, цвет шрифта или значок ячейки.
Затем выберите метод сортировки, переместив цвет ячейки, цвет шрифта или значок:
Примечание. По умолчанию порядок цветов ячеек, шрифтов и значков отсутствует. Вы должны сами определить порядок для каждого сорта.
Вверх или влево: выберите «Вверх», чтобы отсортировать столбец, и «Влево», чтобы отсортировать строку.
Вниз или вправо: выберите «Вниз», чтобы отсортировать столбец, и «Вправо», чтобы отсортировать строку.
Чтобы установить цвет следующей ячейки, цвет шрифта или значок для сортировки, нажмите кнопку «Добавить слой» и повторите шаги 1–5.
Убедитесь, что столбец в поле «По» и значение в поле «Порядок» совпадают.
Повторите эти шаги для каждого дополнительного цвета ячейки, цвета шрифта или значка, который вы хотите включить в сортировку.
На вкладке «Данные» в группе «Сортировка и фильтр» нажмите кнопку «Пользовательская сортировка.
В диалоговом окне «Пользовательская сортировка» нажмите «Параметры.
В меню «Параметры» установите флажок «Учитывать регистр.
Щелкните ОК.
Сортировка обычно сверху вниз, но значения можно сортировать слева направо.
Примечание. Таблицы не поддерживают сортировку слева направо. Сначала преобразуйте таблицу в диапазон — выделите любую ячейку в ней и выберите «Работа с таблицами»> «Преобразовать в диапазон.
Выберите любую ячейку в диапазоне для сортировки.
На вкладке «Данные» в группе «Сортировка и фильтр» нажмите кнопку «Пользовательская сортировка.
В диалоговом окне «Пользовательская сортировка» нажмите «Параметры.
В разделе «Ориентация» выберите «Сортировать слева направо»
В группе «Строка» в раскрывающемся списке «Сортировка» выберите строку для сортировки. Обычно это строка 1 (если вы хотите отсортировать по строке заголовка). 
Для сортировки по значению выберите один из вариантов в раскрывающемся списке «Порядок.
Сортировка по возрастанию: сортировка от А до Я, от меньшего к большему или от первого к самому новому.
Сортировка по убыванию: сортировка от Я до А, от самого высокого до самого низкого или от последнего до первого.
