Иногда при печати документов Excel возникают ситуации, когда не все элементы таблицы умещаются в границах распечатанной страницы. Например, если данные не умещаются по ширине, они будут напечатаны на другом листе, что значительно затруднит дальнейшую корреляцию данных для строки. Однако, столкнувшись с такой проблемой, не стоит отчаиваться, так как есть способы их решения. Давайте рассмотрим несколько методов, которые позволяют распечатать таблицу так, чтобы она уместилась на стандартном листе.
Распечатка таблицы на одном листе
Первый шаг — оценить возможность ввода табличных данных на лист. Вы также должны иметь в виду, что некоторые из методов, описанных в этой статье, включают изменение масштаба табличных данных, чтобы они поместились на стандартном листе. Однако в случае, если таблица слишком велика и очевидно, что она выходит за рамки требуемых ограничений, попытки вставить ее на страницу уменьшат данные до такой степени, что их будет трудно читать или не читать все. Вероятно, в этих случаях лучшим вариантом будет распечатать информацию на больших страницах или просто распечатать на стандартных листах, а затем склеить их.
В общем, решение о том, пытаться ли размещать данные на одном листе, зависит от каждого конкретного случая и размера таблицы. А теперь разберем различные способы решения этой проблемы.
Изменение ориентации страницы
Используя этот метод, пользователю не нужно изменять масштаб данных. По этой причине метод подходит только для таблиц, структура которых состоит из небольшого количества строк, или если вертикальное распределение информации не так важно, как когда оно горизонтальное, поскольку основной упор делается на нормальное отображение и печать данных по ширине страницы.
- Первое, что нам нужно понять, это умещаются ли все данные на стандартном листе или нет. Перейдите в режим просмотра «Макет страницы». Попасть сюда можно двумя способами:
- с помощью значка, расположенного в правом нижнем углу строки состояния программы.
- через вкладку «Просмотр». В разделе «Режимы просмотра книги» нажмите кнопку «Макет страницы”.
- После переключения в режим макета документ будет иметь ту же форму, что и при печати. Поможет разобраться, умещается ли стол на листе или нет. Что касается таблицы в нашем примере, она разделена на две горизонтально разделенные страницы, что не очень хорошо.
- В этом случае перейдите на вкладку «Макет страницы». Здесь в разделе «Параметры страницы» нажмите кнопку «Ориентация» и в раскрывающемся списке выберите вариант «Горизонтальная”.
- После выполнения описанных действий вся таблица была размещена на одном листе, чего мы и хотели.
В дополнение к описанному выше методу есть и другие способы изменить ориентацию страницы:
- Первый реализуется через параметры печати:
- щелкните по меню «Файл”.
- в вертикальном списке в левой части окна находим раздел, отвечающий за настройки печати. Он также показывает предварительный просмотр документа, его ориентацию и другие параметры.
- нажимаем на текущую ориентацию и в выпадающем списке выбираем нужный нам вариант. В данном случае это горизонтальная ориентация. Смотрим в область предварительного просмотра документа и убеждаемся, что благодаря внесенным изменениям мы смогли расположить таблицу на стандартном листе.
- Также заслуживает внимания способ изменения ориентации с помощью окна настройки страницы:
- оставаясь в том же окне (Файл — Печать), в настройках ниже нажмите «Параметры страницы». Есть много других опций, которые позволяют вам открывать эти опции, но они подробно обсуждаются ниже.
- после запуска окна мы должны оказаться на первой вкладке под названием «Страницы», однако, если по какой-то причине этого не произошло, давайте действовать в одиночку. Далее находим область настроек «Ориентация», отмечаем нужный нам вариант, а именно «Пейзаж». Подтверждаем действие, нажав кнопку ОК.
Благодаря этим простым шагам мы смогли решить проблему, разместив таблицу на странице.
Настройка границ столбцов и строк
В некоторых случаях стол не помещается в лист из-за неэффективного использования пространства. Например, когда некоторые столбцы остаются пустыми или их ширина / длина намного больше, чем требуется для содержимого. Это приводит к увеличению размеров таблицы по ширине и длине, а это, в свою очередь, приводит к тому, что документ не умещается на одном листе. В таких случаях обычно используется уменьшение размера ячеек.
Для начала посмотрим, как меняется ширина столбцов:
- Ставим курсор в правую часть уменьшенного столбца на панели координат. Его следует устанавливать прямо по краю соседних колонн. Если все сделать правильно, курсор превратится в крест с разнонаправленными стрелками. Затем, удерживая левую кнопку мыши, переместите границу влево. Его следует перемещать так, чтобы не перекрывать данные наиболее населенной ячейки.
- Проделываем эту процедуру для всех остальных столбцов. Благодаря этим действиям таблица умещается на странице, потому что нам удалось сделать ее более компактной.
Примечание. Вместо того, чтобы вручную перемещать границу столбца / строки, наводя на нее указатель мыши, просто дважды щелкните левой кнопкой мыши, и Excel автоматически выберет минимально возможную ширину на основе самой полной ячейки.
Этот метод также можно применить к строкам.
Единственный его недостаток в том, что он неэффективен в тех случаях, когда таблица изначально была заполнена компактным форматом данных. При этом оптимизированная версия может не поместиться на странице. В таких случаях будут работать описанные ниже параметры.
Параметры печати
вы можете повлиять на макет данных, изменив настройки печати. Сразу стоит отметить, что этот вариант предполагает работу с размером самих данных.
- Перейдите в меню «Файл», затем нажмите «Печать”.
- Давайте посмотрим на центральную часть окна, в которой представлены настройки изменения размера. Щелкаем по текущему варианту и выбираем нужный нам вариант — «Уместить лист на одну страницу”.
- Это действие преобразовало таблицу, поместив ее на панели листа, как мы можем видеть, посмотрев на область предварительного просмотра документа справа.
Стоит отметить, что если размер данных на листе не так важен для пользователя, то с помощью параметра изменения размера вы можете разместить любую таблицу на странице, при условии, что данные в ней остаются разборчивыми.
Здесь, помимо опции «По размеру листа на одной странице», есть и другие опции:
- разместить все столбцы на одной странице
- уместить все строки на одной странице
- настроить параметры изменения размера
Установка параметров страницы
также есть возможность адаптировать таблицу к первой странице, задав необходимые параметры страницы.
- Есть несколько способов получить доступ к нужным нам настройкам:
- перейдите на вкладку «Макет страницы». Откройте параметры страницы, щелкнув небольшой значок стрелки, направленной вниз, в углу раздела.
- нажмите на этот же значок, только в разделе «Адаптировать”.
- зайдите в меню «Файл», выберите «Печать» и в правой нижней части окна нажмите на слово «Параметры страницы”.
- в параметрах изменения размера, которые вы можете выбрать при печати, щелкните пункт «Пользовательские параметры изменения размера”.
- Каждая из этих опций предоставляет доступ к полному набору опций. В появившемся окне перейдите на вкладку «Страница» (если нас там нет), затем в области, отвечающей за ее масштаб, поставьте галочку рядом со значением «размещать не более чем:». Теперь осталось указать количество страниц по ширине и высоте. В нашем случае мы пишем цифру 1 в обоих случаях и нажимаем ОК, чтобы сохранить параметры.
- После выполнения этих действий программа сможет правильно распечатать таблицу в соответствии с нашими пожеланиями. Теперь все, что остается, — это перейти в меню «Файл», нажать соответствующую кнопку, чтобы отправить документ на печать, предварительно убедившись, что выбранные параметры позволили вставить таблицу на один лист.
Примечание: Если вы хотите вставить по краям листа только данные о ширине при отсутствии ограничений по высоте, в параметрах страницы также поставьте галочку в соответствии со значением «позиция не более чем: «. Но теперь в первом поле (отвечающем за ширину) указываем цифру 1, а во втором (отвечающем за высоту) оставляем пустое значение.
Заключение
Есть много способов настроить таблицу Excel так, чтобы она помещалась на листе при печати. Стоит отметить, что перечисленные выше методы довольно сильно отличаются друг от друга, хотя и преследуют одну и ту же цель. В зависимости от конкретных обстоятельств вам необходимо выбрать параметр (изменить ориентацию страницы, установить границы столбцов и строк и т.д.), Который позволит более эффективно решать текущую задачу. Прежде всего, не забудьте обратить внимание на удобочитаемость таблицы при изменении размера данных.
