Способ 1: Объединение ручным методом
Если ваши документы не содержат много текстовых, табличных или графических данных и их форматы одинаковы, вы можете объединить их вручную. Это намного быстрее, чем разбираться в функциях Microsoft Word. Инструкция предельно проста:
- Откройте оба файла. В нашем случае это «1.docx» и «2.docx». Выберите, из которого и в который вы хотите скопировать данные для слияния. Например, возьмем текст из «2.docx» и перенесем его в «1.docx». Для этого откройте второй документ и выделите текст и другие данные с помощью сочетания клавиш «Ctrl + A» или, удерживая левую кнопку мыши, проведя пальцем от верхнего левого угла к нижнему правому углу окна.
- Используйте сочетание клавиш «Ctrl + C», чтобы сохранить фрагмент в буфер обмена операционной системы, или щелкните правой кнопкой мыши выбранный набор данных и выберите «Копировать» из появившегося всплывающего меню».
- Перейдите к другому файлу и вставьте фрагмент в любое место, будь то начало, центр или конец документа. В нашем случае мы добавляем текст после основного. Для этого поместите курсор под существующие данные и нажмите комбинацию клавиш «Ctrl + V» или, по аналогии с предыдущим пунктом, щелкните правой кнопкой мыши и выберите последнюю кнопку «Вставить только текст» в пункт «Вставить параметры».
- Фрагмент будет добавлен без исходных стилей, с размером шрифта по умолчанию и форматированием ширины.
Word позволяет вставлять не только текст из другого файла. Если вы скопировали фрагмент с изображениями, графиками или таблицами, после использования этой опции вставки в основной файл будут сохранены только текстовые данные и то, что было преобразовано из диаграмм без форматирования.
Вы также можете использовать три других метода вставки, доступные в контекстном меню: «Сохранить исходное форматирование», «Объединить форматирование» и «Изображение». В первом случае текст и другие данные будут вставлены так, как они отформатированы во втором документе. Второй метод позволяет применить к вставленному фрагменту те же стили, которые настроены для работы с первым файлом. В последнем случае текстовые и графические данные объединяются в изображение и вставляются в формате PNG.
- Зайдите в один из документов и скопируйте данные по аналогии с предыдущей инструкцией.
- Откройте документ, который хотите вставить, и поместите курсор мыши в любое место внутри него. Щелкните правой кнопкой мыши, затем нажмите кнопку «Сохранить исходное форматирование» в пункте контекстного меню «Параметры вставки».
- Фрагмент будет вставлен без каких-либо стилей форматирования и сохранит свои настройки для отображения текста и других элементов документа.
- Если вы сделаете то же самое, но нажмете кнопку «Изображение», скопированный текст будет сохранен в графическом формате как снимок экрана выбранного фрагмента документа.
ручной метод удобно использовать, если текст скопирован и вставлен, а документы небольшие, сохранены в том же формате или созданы в одной версии программы. Во всех остальных случаях рекомендуется использовать стандартную функцию Microsoft Word для объединения файлов.
Способ 2: Слияние средствами Microsoft Word
Помимо ручного слияния, в новых версиях Word у вас есть возможность сделать операцию более изящно. Лучше отдать приоритет этому методу. Пошаговая инструкция выглядит следующим образом:
- Откройте свой первый документ. Это будет своего рода контейнер для слияния данных. Второй файл открывать не нужно. Выберите вкладку «Вставка» на панели инструментов, перейдите в раздел «Текст» (находится справа) и рядом с пунктом «Объект» щелкните значок треугольника. Выберите подпункт «Текст из файла…».
- В «Проводнике» найдите и укажите файл, который хотите объединить с первым.
- Наблюдайте за результатом слияния, сохраняя форматирование второго файла.
Важно! При желании вы можете комбинировать документы где угодно. Это означает, что вы можете вставлять данные из второго файла в любое место первого, а не только в конец.
Еще одна важная деталь: в «Проводнике» вы можете выбрать не один, а два и более файла для объединения в первый открытый контейнер. Важно учитывать порядок выбора, который отображается в строке «Имя файла:», чтобы запись была правильной. Документ, который будет вставлен первым, перемещается в это поле вправо. Последний слева.
На примере комбинации трех документов, в которых записаны числа от 1 до 3, продемонстрируем, как происходит операция:
- Откройте первый файл и нажмите Enter, чтобы переместить курсор на новую строку для правильного ввода данных, чтобы более наглядно продемонстрировать работу инструмента слияния документов.
- Найдите вкладку «Вставка» на панели инструментов, используйте раздел «Текст» и рядом с «Объектом» щелкните треугольник. Здесь нужен подпункт «Текст из файла…».
- Удерживая нажатой клавишу Ctrl, последовательно щелкните левой кнопкой мыши два других файла. Их имена появятся ниже. Нажмите кнопку «Вставить».
- Наблюдайте за объединением нескольких документов в выбранном порядке и вставкой данных в позицию курсора.
Как уже было сказано, лучше использовать этот метод, чем ввод вручную. Все благодаря скорости работы, возможности объединять несколько документов одновременно, сохраняя форматирование исходных и добавленных документов.
Способ 3: Надстройка Kutools for Word
Kutools — удобная надстройка для Microsoft Word. Он значительно упрощает работу с документами и предлагает функции, которые не реализованы в текстовом редакторе по умолчанию. Инструкции по работе с надстройкой описаны ниже:
Загрузите Kutools for Word с официального сайта
- Загрузите Kutools for Word с официального сайта и запустите файл формата EXE через браузер или папку, в которой сохранены загрузки. Следуйте простым инструкциям установщика и после установки в появившемся окне надстройки установите флажок рядом с «Использовать Kutools for Word», затем нажмите кнопку «ОК».
- Перезапустите Word, если программа была открыта, чтобы на верхней панели инструментов появились новые вкладки: «Kutools» и «Kutools Plus».
- Создайте новый файл. Щелкните вкладку Kutools Plus и выберите «Подключиться» слева в разделе «Инструменты и документы».
- Подождите, пока появится окно с соответствующим набором инструментов. Щелкните по кнопке «Файл».
- В окне «Проводник» выберите все документы, которые вы хотите объединить, и нажмите «ОК». Если вам нужно выбрать все файлы из открытого каталога, сначала нажмите «Каталог».
- При необходимости переместите документы в желаемом порядке с помощью кнопок «Вверх» и «Вниз». Укажите тип пространства между ними.
- После применения всех настроек нажмите кнопку «Подключить.
- Файлы будут объединены в соответствии с заданными настройками.
Важно! Программа не работает с документом. Если вы сначала откроете первый файл, а затем попытаетесь добавить содержимое второго, ничего не получится. Как упоминалось в предыдущих инструкциях, вам необходимо создать отдельный документ для слияния.
Способ 4: Язык программирования VBA
Язык программирования VBA (Visual Basic для приложений), интегрированный в программы Microsoft Office, представляет собой довольно простой, но мощный инструмент, упрощающий работу с документами. Он берет на себя всю работу по дому и даже может объединять файлы. Пошаговая инструкция:
- Скопируйте или перенесите все файлы для объединения в одну папку. Лучше дать ему название на латыни.
- Измените имена файлов, чтобы они располагались последовательно один за другим и отсортировывались в том порядке, в котором вы хотите их объединить. Например, для ясности назовем их номерами от 1 до 3 и удалим старые документы.
- Откройте первый документ, к которому будут прикреплены остальные. Для этого достаточно дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши.
- После открытия нажмите Alt + F11 и дождитесь запуска VBA. Выберите в верхнем меню пункт «Вставить» и подпункт «Модуль», чтобы создать исполняемый модуль для работы с документами.
- Скопируйте следующий код и вставьте его в поле ввода:
Вложенные документы слияния()
Application.ScreenUpdating = False
MyPath = ActiveDocument.Path
MyName = Dir (MyPath & «\» & «* .docx»)
я = 0
Сделать, пока MyName «»
Если MyName ActiveDocument.Name, то
Установите wb = Documents.Open (MyPath & «\» & MyName)
Подборка. Вся история
Selection.Copy
Windows (1) .Активировать
Selection.EndKey Unit: = wdLine
Selection.TypeParagraph
Выбор Вставить
я = я + 1
wb.Close False
Конец, если
MyName = Dir
Петля
Application.ScreenUpdating = True
Конец ниже
- Нажмите клавишу F5 или кнопку «Выполнить» со значком зеленого треугольника.
- Подождите, пока файл обновится и документы не будут сдвинуты в одну строку.
Важно! Программа может обрабатывать только файлы с разрешением * .docx. Чтобы объединить формат DOC, в строке MyName = Dir (MyPath & «\» & «* .docx») замените аргумент «* .docx» на «* .doc».
VBA — мощный инструмент для работы не только с Microsoft Word, но и с Excel, PowerPoint и другими программами линейки Office. Как только вы освоите основные функции этого языка программирования, вам станет намного проще работать с электронными таблицами и текстовыми редакторами Microsoft.
