Всем привет, сегодня мы поговорим о том, как экспортировать данные из Access в такие приложения, как Word и Excel. Но не о стандартном способе доступа (подключение к Office), а о том, как он позволяет загружать данные в определенный шаблон как в Word, так и в Excel.
Другими словами, это необходимо, когда невозможно или занимает слишком много времени, чтобы создать отчет в Access с использованием уже существующего шаблона, например, в Word. Как вы знаете, отчет в Access может отображаться просто неудобно или, что наиболее распространенный вариант, возникает, когда в отчете Access много текста, который не отформатирован так сильно, как в Word, и данных не так много, но отчеты должны быть автоматизированы, например, некоторые контракты, банковские выписки и так далее.
Использование слияния из самого Word не очень удобно, поэтому сегодня я расскажу вам, как заполнять такие шаблоны прямо из Access, нажав кнопку.
Помимо загрузки в шаблон Word, иногда возникает необходимость загрузить в шаблон Excel, и сегодня мы рассмотрим и этот метод.
Вся разработка разделена на две части, это:
Суть настройки шаблона заключается во вставке необходимых полей в те места в шаблоне, где должны отображаться определенные данные. Это делается с помощью полей формы.
Примечание! Я использую Microsoft Word 2003.
Откройте шаблон Word, сначала добавьте необходимую панель инструментов, для этого нажмите «Вид -> Панель инструментов» и установите флажок «Формы». Вы открыли панель с инструментом «Формы». Все, что остается, — это вставить в те точки, где вы хотите просмотреть данные, элементы «Текстовое поле», доступные на недавно добавленной панели инструментов.
После добавления поля у вас будет серая область, указывающая на то, что поле было добавлено. Теперь вам нужно задать имя этого поля, а затем вставить значения из доступа (стандартное имя не очень удобно). Для этого щелкните поле правой кнопкой мыши и выберите «Свойства». В поле закладки напишите желаемое имя для этого поля, в примере я назвал его MyTestPole.
На этом настройка шаблона завершена, я рекомендую сделать этот шаблон доступным только для чтения, в противном случае пользователь возьмет, сформирует документ и сохранит его, а затем шаблон будет утерян, а если вы сделаете его доступным только для чтения, он не будет есть возможность сохранить только через «Сохранить как».
Перейдем к более интересной задаче, это реализация той же загрузки из Access в этом шаблоне в VBA.
Примечание! Я использую Access в сочетании с MS SQL 2008, поэтому я буду получать данные оттуда.
Допустим, у вас есть форма, создайте на ней кнопку (я назвал ее testbutton) и вставьте следующий код VBA в событие нажатия кнопки:
Private Sub testbutton_Click () ‘Объявить переменные Dim FileDialog As FileDialog Dim rsd As ADODB.Recordset Dim strSQL As String Dim WordApOb As Object Dim WordOb As Object Dim path As String Set rsd = New ADODB.Recordset’ запрашивает необходимые данные в базе данных strSQL = «select * from dbo.table where KOD =» & Me.kod & «» rsd.open strSQL, CurrentProject.Connection ‘Выбрать шаблон Set FileDialog = Application.FileDialog (msoFileDialogOpen)’ удалить множественный выбор, он мне не нужен FileDialog .AllowMultiSelect = False ‘очистить и установить фильтры FileDialog.Filters.Clear FileDialog.Filters.add «Word», «* .doc»‘ установить фильтр по умолчанию FileDialog.FilterIndex = 1 ‘проверить, что пользователь, если он выбрал шаблон, затем начать работу Если FileDialog.Show = False Then ‘Если нет, то выйти Set dlgFile = Nothing Exit Sub End If’ получить путь к пути к файлу = Trim (FileDialog.SelectedItems (1)) ‘Удалить переменную Set FileDial og = Nothing If path «» Then ‘Построить график ошибок при ошибке GoTo Err_testbutton_Click’ Создать объект Word Set WordOb = CreateObject («Word.document») ‘Установить для нашего документа значение из шаблона Set WordOb = GetObject (path) ‘Установите значение для слова. Application Object Set WordApOb = WordOb.Parent’ сделайте слово приложения видимым WordApOb.Visible = True ‘найдите наше поле в шаблоне WordOb.Bookmarks («mytestpole»). Выберите «установить новое значение из нашего набора записей WordApOb.Selection.TypeText Text: = Nz (rsd.Fields (» field «). Value,» «)» и так далее для всех полей «в конце перейдите к начало нашего документа WordApOb.Selection.Goto wdGoToFirst ‘и активируйте его WordApOb.Activate’ Удалите переменные Set WordOb = Nothing Set WordApOb = Nothing Exit_testbutton_Clicktest: Exit Sub Err_testbutton MsgBox.Description ‘в случае ошибки мы сделаем следующее без сохранения WordOb.Close (wddonotsavechanges) WordApOb.Quit ‘, а также удалить переменные Set WordOb = Nothing Set WordApOb = Nothing Resume Exit_testbutton_Click End End Sub
Код закомментирован, поэтому сложностей возникнуть не должно. Дело здесь сводится к созданию объекта word.document и word.application. И тогда мы уже работаем с нашими объектами, например, их компилируем.
В шаблоне Excel больше не нужно создавать поля, как в Word, так как здесь мы уже будем руководствоваться адресами ячеек.
Существует несколько способов заполнения шаблона Excel, я опишу два из них, первый — когда вам просто нужно вставить несколько полей, то есть в источнике данных будет только одна строка с несколькими столбцами. Второй — когда строк будет несколько, и вы не знаете, сколько именно (в зависимости от некоторых условий). В шаблоне по умолчанию для этого зарезервированы все несколько строк, поэтому мы добавим нужные нам строки, чтобы наши данные не перекрывали строки ниже (допустим, есть примечание, подпись обработчика, и так далее). И я рекомендую здесь, например, использовать только один источник данных, и если вам нужно вставить заголовок, заметку и определенное количество строк (например, область данных), вы можете использовать несколько источников (набор записей).
Сначала добавьте кнопку в форму (я назвал ее testexcel) и вставьте следующий код в событие Button Click».
Private Sub testexcel_Click () ‘Объявить переменные Dim XL As Object Dim XLT As Object Dim newrow As Object Dim rsd As ADODB.Recordset Dim strSQL As String Set rsd = New ADODB.Recordset’ Query database strSQL = «select * from dbo table where kod = «& Me.kod &» «rsd.open strSQL, CurrentProject.Connection ‘Создание необходимых объектов Set XL = CreateObject (» Excel.Application «)’ Например, я показываю, как загрузить шаблон сразу, не выбирая Set XLT = XL. Workbooks.open («C: \ testfile.xls») ‘1 способ — если источник данных имеет только одну строку с XLT.Worksheets («Sheet1»). [A1] = rsd.Fields («field1»). [B1] = rsd.Fields («field2»). [c1] = rsd.Fields («поле3»). [d1] = rsd.Fields («field4») Заканчивается на ‘2 способ — если в источнике несколько строк’ и мы учтем, что у нас есть заголовок и заметка в Excel ‘и мы не знаем сколько строк мы вставим ‘а затем мы добавим строки, если необходимо’ мы установим, с какой строки мы начнем вставлять данные Rows = 10 ‘для нумерации и numrow = 1’ мы запускаем цикл, он будет работать, пока мы не запустим вне строк в нашем источнике While Not (rsd.EOF) ‘посмотрите, есть ли больше строк, чем мы установили в модели If Rowss> = 12 Then’, затем добавьте строку XLT.Worksheets («Sheet1»). Rows (Rowss) .Insert ‘Помните нашу строку Set newrow = XLT.Worksheets («Sheet1»). Rows (Rowss) ‘и поместите туда копию предыдущей строки’, если вдруг появятся объединенные ячейки или потребуются некоторые данные, «потому что новая строка будет создана без каких-либо объединений и значений XLT». XLT.Worksheets («Sheet1»). Диапазон («A10: F10»). ClearContents ‘динамически формирует адрес желаемой ячейки cell = «a» & Rowss’ и устанавливает для него значение XLT.Worksheets («Sheet1»). Range (cell) = numrow cell = «b» & Rowss XLT.Worksheets («Sheet1» Range (cell) = rsd.Fields («field5»). Value ‘перейти к следующей строке Rows = Rows + 1’ перейти к следующей строке in — это источник данных rsd.MoveNext Else ‘, и это выполняется до указанных строк в шаблоне’, т.е если в источнике есть только 1 строка, мы даже не будем входить в код выше cell = «a» и Rowss XLT.Worksheets («Sheet1»). Range (cell) = numrow cell = «b» и Rowss XLT.Worksheets («Sheet1»). Range (cell) = rsd.Fields («field5»). Value Rowss = Rowss + 1 rsd.MoveNext End If ‘для нумерации numrow = numrow + 1’ конец цикла Wend ‘- это просто пример того, как вы можете полностью удалить строку’ XLT.Worksheets («Sheet1»). Rows (20) .Delete ‘делает Excel XL visible .Visible = True ‘Очистить переменные Set XL = Nothing Set XLT = Nothing Set newrow = Nothing End subtitle
Здесь я тоже все подробно прокомментировал, но если есть вопросы, задавайте их в комментариях к этой статье.
Для информации я использовал позднее связывание при создании объектов Word.Application и Excel.Application, чтобы не добавлять необходимые библиотеки и обеспечить совместимость.
Надеюсь, мои примеры вам помогут!
