Что такое анализ фактов бюджетного плана (BDR, BBL и BDDS)? Как подготовиться к анализу факт-плана? На что следует обращать внимание при анализе отклонений? Как сделать факторный дисперсионный анализ?
План-фактный анализ финансового плана — это сравнение плановых и фактических показателей финансового бюджета и выявление причин отклонений. Обычно детальный анализ исполнения общего (основного) бюджета проводится не чаще одного раза в квартал. Более частый анализ позволит вам увидеть случайные отклонения, но не позволит вам определить, насколько постоянны некоторые стабильные тенденции (для выявления системных отклонений). Однако, если мы говорим о таких бюджетах, как бюджет движения денежных средств (CDB) и платежный календарь, рекомендуется анализировать отклонения ежемесячно, а по наиболее важным статьям расходов — ежедневно, чтобы не допустить «кассовые разрывы. »И повышенный риск потери ликвидности.
Подробнее об основных типах финансовых бюджетов (BDR, BBL и BDDS) читайте в этой статье.
Подготовка к план-факт анализу
Перед запуском анализа факт-плана (особенно при скользящем планировании) вам необходимо ранжировать все статьи финансового бюджета:
- те отклонения, на которые они могут повлиять на плановые значения будущих периодов (увеличить их в случае избытка средств или уменьшить в случае перерасхода),
- и те, прогнозные значения которых не зависят от фактических в уже закрытом периоде.
Читайте также: Финансовые новости сегодня, 23 августа 2018 г
Это поможет вам вовремя вносить изменения в бюджет.
Кроме того, менеджер должен заранее определить, какие статьи будут «переносить» неизрасходованные суммы на будущие периоды, а какие нет.
По некоторым статьям (например, офис или ремонт) ожидаемые расходы за этот период могут быть потрачены не полностью. В таких случаях часто бывает, что сальдо бюджета по статьям не распределяется на последующие периоды, а закрывается от фактической суммы в отчетном периоде. В то же время следует учитывать, что частые переводы неиспользованных плановых затрат в другие статьи или в другой период могут указывать на проблемы в процессе составления бюджета. Однако переводы между статьями могут потребоваться в случае радикально изменившихся внешних условий (например, макроэкономической ситуации).
Еще одним шагом в подготовке к выполнению планового анализа является разработка «карты» допусков, которая должна быть согласована руководством компании и финансовым подразделением (CFO) и объяснена специалистам, задействованным в процесс бюджет. Желательно иметь четкую градацию отклонений для упрощения контроля. Например, желательно ввести следующую шкалу (или «вилку»):
- отклонение
- отклонение в пределах 50% (по абсолютной величине) — отклонение умеренно значимое, требующее детального анализа,
- отклонение> 50% — очень значительное отклонение, которое требует немедленного обоснования и принятия контрмер.
Если у компании есть финансовая система KPI, эту шкалу можно использовать как инструмент для оценки эффективности и качества прогнозов.
На что следует обратить внимание при анализе отклонений?
- Анализируя отклонения фактической стоимости от плановой, они сначала оценивают, насколько это отклонение благоприятно (т.е увеличивается ли операционная прибыль). В случае небольших отклонений нет необходимости проводить немедленный детальный анализ. Кроме того, незначительные неблагоприятные отклонения в одних позициях могут быть компенсированы благоприятными отклонениями в других. Однако, если отклонения вызваны постоянными факторами, их совокупное количество увеличится, что уже требует принятия контрмер.
- вам необходимо определить уровни релевантности отклонений для конкретных статей бюджета. Например, отклонение более 5 или 10 процентов от общих доходов / расходов можно считать критическим. Это означает, что если отклонение фактического показателя от запланированной совокупной суммы составляет 5% и более, возникает необходимость корректировки бюджета компании. Однако пределы существенности отклонений зависят от многих факторов, специфичных для компании (в первую очередь, отрасли), а также от этих отклонений от предыдущих периодов.
- важно обратить внимание на отчет отклонений: например, увеличение выручки и операционных расходов на один и тот же процент (например, 5%) не является поводом для корректировки бюджета. Однако, если в относительном выражении операционные расходы выросли намного больше, чем выручка, это повод для проведения более детального анализа причин таких отклонений и принятия мер по улучшению контроля за использованием оборотного капитала. Кроме того, можно проанализировать критичность изменений доходов через операционный левередж (соотношение между маржинальной прибылью и чистой прибылью): например, если значение левериджа равно 3, а текущая рентабельность бизнеса составляет 15%, то критично снижение выручки более чем на 5% (убытки понесет компания).
- обратите особое внимание на отклонения для тех статей затрат, на которые приходится наибольшая доля в структуре бюджета. Например, традиционно высока доля маркетинговых расходов. В результате будет крайне сложно формировать бюджет маркетинговых расходов и контролировать его исполнение (на практике в крупных компаниях это можно делать отдельными группами в рамках бюджетной или бухгалтерии). Часто при анализе отклонений в расходах на маркетинг они также оценивают рентабельность рекламных акций и сравнивают ее с запланированной стоимостью.
- Поэтому необходимо разделить все отрицательные отклонения на дочерние (возникшие под влиянием внешней среды) и неконтролируемые (возникшие в результате деятельности компании). В этом случае, например, важно учитывать динамику отраслевых и макроэкономических показателей (прогноз роста ВВП, потребительского спроса или инфляции). При значительных отклонениях плановых значений от среднестатистических показателей отрасли увеличивается нагрузка на бюджет и вероятность значительных отклонений, что может негативно сказаться на эффективности операционной деятельности.
Как произвести факторный анализ отклонений?
Чтобы понять, повлияло ли отклонение по конкретному элементу положительно или отрицательно на величину прибыли, вам необходимо:
- фактическая и плановая стоимость каждой позиции в отчете должна быть отражена со знаком, по которому она влияет на конечный результат (прибыль, если это BDR или чистый денежный поток, если это BDDS);
- показатель отклонения «план-факт» рассчитывается как отношение абсолютного отклонения к бюджетному модулю, т.е вычисляется «относительное отклонение» (например, в процентах от значения прибыли).
Эти методы превращают дисперсионный анализ в факторный анализ и облегчают задачу выявления «плохих» и «хороших» тенденций в дисперсии для принятия управленческих решений.
