Как сделать график отпусков в Excel за 2 минуты

Каждое лето мы согласовываем график отпусков кафедры. У каждого свои планы на отпуск, но работа должна идти своим чередом. Поэтому было решено, что каждую неделю в отделении должно быть не менее 2 человек. Вот как я разработал график отпусков в Excel, который автоматически обнаружит несоответствия и поможет их решить.

Решение задачи

В нашем примере будет 5 человек. Они уезжают в отпуск дважды за лето, по две недели подряд. Начнем с классического стола. Окончание периода рассчитывается по формуле: начало периода плюс продолжительность отпуска в днях.

Сейчас мы строим по одной таблице в неделю. Это будет выглядеть как диаграмма Ганта — заполненные прямоугольники, длина которых зависит от продолжительности праздников. Я положил его справа от стола.

Во-первых, построим недельные столбцы. В первые две ячейки поставим начало недели: 14 июня, 21 июня. Затем перетащите мышью с помощью автозаполнения.

Теперь строим саму диаграмму. Вот формула для печати в ячейке (3, 8):

= SE (OR (E (R2C> = RC2; R2C = RC5; R2C

Если дата начала недели находится в пределах диапазона первого или второго выходных, вводится число 1, в противном случае — 0. Обратите внимание, что в журнал заносятся только номера столбцов. Это необходимо, чтобы распространить формулу на все ячейки в диапазоне. Результатом является таблица, состоящая из единиц и 0. Выделите ее и примените условное форматирование.

Оказывается, это картина.

Добавим последний штрих: управление конфликтами во время отпуска. Для этого в нижней строке суммируем количество значений 1 в столбце. Обычная формула — СУММ (). И затем мы также применяем условное форматирование к этой строке. Только на этот раз мы должны окрасить в красный цвет значения больше 3. Они соответствуют неделям, когда на работе осталось менее 2 человек.

Вот и все, программа готова!

На сборку ушло не более 10 минут, и часы работы были сэкономлены. В следующем году я снова буду использовать эту программу. Теперь заполнение займет всего 2 минуты — измените даты и введите новые ограничения на отпуск.

Экономия времени будет увеличиваться по мере увеличения количества сотрудников в отделе или подразделении. Используя описанную технологию, можно создать сводное планирование для всей компании. Чтобы узнать о разнообразных таблицах для текстовых полей в Excel, прочтите нашу статью о функции ВПР. Помогите менеджерам сэкономить часы при анализе данных за разные периоды из разных отделов.