Слияние документов Word и Excel

Добрый день уважаемые читатели и подписчики блога! Сегодня мы поговорим об объединении документов Word и Excel.

Загрузка данных из Excel в Word.

Задача: использование «базы данных» контактов магазина из книги Excel для загрузки в договор, составленный в Word.

У нас есть:

Также есть пустой документ Word. Вам нужно заменить данные в нем. 

Использование функции «Слияние»

Мы используем встроенную функцию «Слияние», доступную в пакете Microsoft Office.

Суть функции слияния в том, что заголовки берутся из файла Excel, а поля для заполнения документа Word будут располагаться вдоль них. Данные будут введены автоматически после изменения режима просмотра.

Данные в заголовках должны быть уникальными!

У этого метода много недостатков (по сравнению с макросами), но он подойдет для повседневного и быстрого использования. 

Давай начнем:

• создать пустой документ;
• перейдите во вкладку «Рассылка»;
• в блоке кнопок «Начать объединение» нажмите кнопку «Начать объединение»;
• выберите пункт «Обычный документ Word».

Сначала ничего не изменится, потому что теперь стоит уточнить, где брать информацию. В том же блоке кнопок нажмите кнопку «Выбрать получателей» и выберите пункт «Использовать существующий список».

Далее появится окно выбора исходного файла. Укажем путь к файлу с данными о магазинах. Щелкните файл и нажмите «Открыть».

В появившемся окне нужно подтвердить источник (откуда будут загружены данные), например, это будет Sheet1. Флажок «Первая строка содержит заголовки столбцов» должен быть установлен.

Нажимаем «ОК» и . ничего не меняется. За исключением одной детали: действия в блоке кнопок «Создание документа» и вставка полей. Это то, что нам нужно. 

Добавление «Поля слияния»

Снимаем выделение с первых трех кнопок: в нашем случае они не понадобятся, и мы напечатаем небольшой текст, в котором будут упомянуты заголовки данных книги Excel. Это позволит вам добавить «Поля слияния» позже.

Давайте «подтянем» наши данные в документ. Нажмите кнопку «Вставить поле слияния» и убедитесь, что все заголовки таблиц являются полями слияния на другом языке: их можно загрузить в том месте документа, в которое они были вставлены пользователем.

Самое главное — посмотреть, где в данный момент находится курсор, поскольку именно в этой части текста будет добавлено поле слияния.

Поместите курсор в заголовок после символа «Нет», затем выберите «Соглашение» из списка «Вставить поле слияния».

Слово «Соглашение» заключено в кавычки. Странно, но нет