Заметки — это интегрированный инструмент Excel. С его помощью вы можете добавлять различные комментарии к содержимому ячейки. Эта функция становится особенно полезной в таблицах, где по разным причинам невозможно изменить положение столбцов, чтобы добавить дополнительный столбец с пояснениями. Давайте узнаем, как добавлять, удалять и работать с заметками в Excel.
Работа с примечаниями
В заметках можно не только писать пояснительные записки о ячейке, но и добавлять фотографии. Кроме того, есть ряд других функций этого инструмента, которые мы обсудим ниже.
Создание примечания
Прежде всего, давайте узнаем, как создать заметку.
- Чтобы добавить заметку, выберите ячейку, в которой мы хотим ее создать. Щелкните по нему правой кнопкой мыши. Откроется контекстное меню. Щелкаем по нему на пункте «Вставить заметку».
- Справа от выбранной ячейки открывается небольшое контекстное окно. Вверху по умолчанию указано имя учетной записи, под которой пользователь вошел в компьютерную систему (или вошел в Microsoft Office). Поместив курсор в область этого окна, он может набрать с клавиатуры любой текст по своему выбору, который он сочтет необходимым для вставки комментария в ячейку.
- Щелкните в любом месте листа. Главное, чтобы это делалось вне поля комментария.
Таким образом, можно сказать, что комментарий будет сформирован.
Индикатор того, что ячейка содержит заметку, — это маленький красный индикатор в правом верхнем углу.
Есть еще один способ создать этот элемент.
- Выделите ячейку, которая будет содержать комментарий. Перейдите на вкладку «Обзор». На ленте в блоке настроек «Заметки» нажмите кнопку «Создать заметку».
- Затем рядом с ячейкой открывается точно такое же окно, о котором говорилось выше, и необходимые записи добавляются таким же образом.
Просмотр примечания
Чтобы просмотреть содержимое комментария, просто переместите курсор в ячейку, в которой он содержится. В этом случае не нужно ничего нажимать ни на мышь, ни на клавиатуру. Комментарий будет виден во всплывающем окне. Как только курсор уберется с этой точки, окно исчезнет.
Кроме того, вы можете перемещаться между заметками, используя кнопки «Далее» и «Назад», расположенные на вкладке «Обзор». При нажатии на эти кнопки заметки на листе активируются одна за другой.
Если вы хотите, чтобы комментарии постоянно присутствовали на листе, независимо от того, где находится курсор, вам нужно перейти на вкладку «Обзор» и на панели инструментов «Заметки» на ленте нажать кнопку «Показать все заметки». Его также можно назвать «Показать все заметки».
После этих действий комментарии будут отображаться независимо от положения курсора.
Если пользователь хочет вернуть все к старому образу, т.е скрыть элементы, ему придется снова нажать кнопку «Показать все заметки».
Редактирование примечания
Иногда вам нужно отредактировать комментарий: отредактировать его, добавить информацию или изменить его размещение. Эта процедура также довольно проста и интуитивно понятна.
- Щелкните правой кнопкой мыши ячейку, содержащую комментарий. В появившемся контекстном меню выберите пункт «Изменить заметку».
- После этого откроется окно с заметкой, готовой к редактированию. Вы можете мгновенно вставлять новые записи, удалять старые и производить другие манипуляции с текстом.
- Если вы добавили объем текста, который не умещается в границах окна, и поэтому некоторая информация получается скрытой от глаз, вы можете развернуть окно заметок. Для этого переместите курсор в любую белую точку на краю комментария, дождитесь, пока он примет форму двунаправленной стрелки, и, удерживая левую кнопку мыши, перетащите ее от центра.
- Если вы сильно увеличили окно или удалили текст и больше не нуждаетесь в большом пространстве для комментариев, вы можете уменьшить его таким же образом. Но на этот раз края нужно подтянуть к центру окна.
- Кроме того, вы можете перемещать положение самого окна, не меняя его размера. Для этого переместите курсор к краю окна и дождитесь, пока наконец не появится значок в виде четырех стрелок, указывающих в разные стороны. Затем следует зажать кнопку мыши и перетащить окно в нужную сторону.
- После выполнения процедуры редактирования, как и в случае создания, необходимо щелкнуть в любом месте листа за пределами поля редактирования.
Есть способ отредактировать заметку и использовать инструменты на ленте. Для этого выберите ячейку, которая его содержит, и нажмите кнопку «Изменить примечание», расположенную на вкладке «Обзор» панели инструментов «Примечания». Впоследствии окно с комментарием будет доступно для редактирования.
Добавление изображения
вы можете добавить изображение в окно аннотации.
- Создаем заметку в заранее подготовленной ячейке. В режиме редактирования мы остаемся на краю окна комментариев, пока в конце курсора не появится значок в виде четырех стрелок. Щелкните правой кнопкой мыши. Откроется контекстное меню. В нем переходим к пункту «Формат заметки…».
- Откроется окно форматирования. Перейдите на вкладку «Цвета и линии». Щелкните поле с раскрывающимся списком «Цвет». В появившемся меню перейдите в «Способы заливки…».
- Откроется новое окно. В нем перейдите на вкладку «Изображение», затем нажмите на одноименную кнопку.
- Откроется окно выбора изображения. Выбираем нужный нам образ на жестком диске или съемном носителе. Сделав свой выбор, нажмите кнопку «Вставить».
- После этого мы автоматически возвращаемся в предыдущее окно. Здесь мы устанавливаем флажок рядом с «Сохранять соотношение сторон изображения» и нажимаем кнопку «ОК».
- Вернемся к окну форматирования заметки. Перейдите во вкладку «Безопасность». Снимите флажок с позиции «Защищаемый объект».
- Далее переходим на вкладку «Свойства» и устанавливаем переключатель в положение «Переместить и изменить объект вместе с ячейками». Последние два пункта нужно было выполнить, чтобы привязать заметку и, следовательно, изображение к ячейке. Затем нажмите кнопку «ОК».
Как видите, операция прошла успешно и изображение вставлено в ячейку.
Удаление примечания
Теперь давайте узнаем, как удалить заметку.
Вы также можете сделать это двумя способами, помимо создания комментария.
Чтобы реализовать первый вариант, нужно щелкнуть правой кнопкой мыши ячейку, содержащую заметку. В появившемся меню нажмите кнопку «Удалить заметку», после чего она исчезнет.
Для удаления вторым способом выделите нужную ячейку. Затем перейдите на вкладку «Обзор». Нажмите кнопку «Удалить заметку», расположенную на ленте в панели инструментов «Заметки». Это также полностью удалит комментарий.
Как видите, с помощью заметок в Excel можно не только добавить комментарий к ячейке, но и вставить фотографию. При определенных условиях эта функция может оказать пользователю ценную помощь.
