Безопасность и защита данных — одно из основных направлений развития современных информационных технологий. Актуальность этой проблемы не уменьшается, а только возрастает. Защита данных особенно важна для табличных файлов, которые часто содержат важную бизнес-информацию. Давайте узнаем, как защитить файлы Excel паролем.
Установка пароля
Разработчики программы прекрасно понимали важность возможности установки определенного пароля для файлов Excel, поэтому они реализовали несколько опций для одновременного выполнения этой процедуры. При этом вы можете установить ключ, как для открытия книги, так и для ее смены.
Способ 1: установка пароля при сохранении файла
Один из способов — установить пароль непосредственно при сохранении книги Excel.
- Перейдите на вкладку «Файл» программы Excel.
- Щелкните по записи «Сохранить как».
- В открывшемся окне сохранения книги нажмите кнопку «Сервис», расположенную внизу. В появившемся меню выберите пункт «Общие параметры…».
- Откроется еще одно маленькое окно. Именно в нем можно указать пароль к файлу. В поле «Пароль для открытия» введите ключевое слово, которое необходимо указать при открытии книги. В поле «Пароль для редактирования» введите ключ, который потребуется ввести, если вам нужно отредактировать этот файл.
Если вы хотите, чтобы ваш файл не изменялся неавторизованными людьми, но вы хотите оставить доступ к просмотру свободным, тогда в этом случае введите только первый пароль. Если указаны два ключа, вам будет предложено ввести оба при открытии файла. Если пользователю известен только первый из них, ему будет доступно только чтение, без возможности изменения данных. Вернее, он сможет что-либо изменить, но не сможет сохранить эти изменения. Вы сможете сохранить только как копию, не изменяя исходный документ.
Также вы можете сразу поставить галочку напротив «Рекомендовать доступ только для чтения».
Однако даже для пользователя, который знает оба пароля, файл по умолчанию откроется без панели инструментов. Но, при желании, вы всегда можете открыть эту панель, нажав соответствующую кнопку.
После завершения всех настроек в окне общих параметров нажмите кнопку «ОК».
- Откроется окно, в котором нужно повторно ввести ключ. Это сделано для того, чтобы пользователь не допустил опечатки при первом вводе. Щелкните кнопку «ОК». Если ключевые слова не совпадают, программа попросит вас ввести пароль еще раз.
- После этого снова возвращаемся в окно сохранения файла. Здесь вы можете, если хотите, изменить его имя и указать каталог, в который он будет помещен. Когда закончите, нажмите кнопку «Сохранить».
Таким образом мы защитили файл Excel. Теперь, чтобы открыть и отредактировать его, вам нужно будет ввести соответствующие пароли.
Способ 2: установка пароля в разделе «Сведения»
Второй метод предполагает установку пароля в разделе «Подробности Excel».
- Как и в прошлый раз, переходим во вкладку «Файл».
- В разделе «Информация» нажмите кнопку «Защитить файл». Откроется список возможных вариантов защиты файлового ключа. Как видите, здесь можно защитить паролем не только файл целиком, но и отдельный лист, а также установить защиту от изменения структуры книги.
- Если прервать выбор пункта «Зашифровать паролем», откроется окно, в которое нужно вставить пароль. Этот пароль соответствует ключу для открытия книги, который мы использовали в предыдущем способе при сохранении файла. После ввода данных нажмите кнопку «ОК». Теперь никто не может открыть файл, не зная ключа.
- При выборе «Защитить текущий лист» откроется окно с большим количеством настроек. Также есть окно для ввода пароля. Этот инструмент позволяет защитить конкретный лист от модификации. При этом, в отличие от защиты от изменений путем сохранения, этот метод даже не дает возможности создать измененную копию листа. Все действия на нем заблокированы, хотя в целом книгу можно сохранить.
Пользователь может самостоятельно произвести настройку степени защиты, отметив соответствующие поля. По умолчанию из всех действий для пользователя, не имеющего пароля, на листе доступен только выбор ячейки. Однако автор документа может разрешить форматирование, вставку и удаление строк и столбцов, сортировку, использование автофильтра, редактирование объектов и скриптов и т.д. Вы можете снять защиту практически со всех действий. После настройки параметров нажмите кнопку «ОК».
- Нажав на «Защитить структуру книги», вы можете установить защиту структуры документа. В настройках предусмотрена блокировка изменений структуры с паролем или без него. В первом случае это так называемая «защита от дурака», то есть от непроизвольных действий. Во втором случае это уже защита от целенаправленных изменений документа другими пользователями.
Способ 3: Установка пароля и его снятие во вкладке «Рецензирование»
Возможность установки пароля также существует на вкладке «Обзор».
- Перейдите на вкладку выше.
- Мы ищем панель инструментов «Изменить» на ленте. Нажмите кнопку «Защитить лист» или «Защитить книгу». Эти кнопки полностью соответствуют записям «Защитить текущий лист» и «Защитить структуру книги» в разделе «Подробности», которые мы уже обсуждали выше. Дальнейшие действия также полностью аналогичны.
- Чтобы удалить пароль, вам нужно нажать кнопку «Снять защиту с листа» на ленте и ввести соответствующее ключевое слово.
Как видите, Microsoft Excel предлагает несколько способов защиты файла паролем как от преднамеренного взлома, так и от непреднамеренных действий. Вы можете использовать пароль, чтобы открыть книгу или изменить или изменить ее отдельные структурные элементы. При этом автор сам может определить, от каких изменений он хочет защитить документ.
