Как составить матрицу RACI: распределение ответственности на примере проекта

В проекте может быть назначен руководитель, а работа все равно будет останавливаться на вопросах «кто это делает?» и «кто должен согласовать результат?». Матрица RACI помогает разложить участие команды по конкретным задачам. В строках записывают работы или результаты, в столбцах — участников, а в ячейках обозначают их роли.

Начинать стоит с небольшого процесса, где уже заметны спорные передачи работы. Ниже разберем условный проект подготовки вебинара: кто пишет программу, кто проверяет форму регистрации и кто принимает решение о запуске. Это учебный пример, который нужно адаптировать к устройству своей команды.

Что означают четыре роли RACI

R — Responsible: выполняет работу. A — Accountable: отвечает за конечный результат задачи и обладает полномочиями принимать относящиеся к нему решения. C — Consulted: дает необходимые рекомендации до решения или завершения работы. I — Informed: получает информацию о ходе или результате.

Главное различие между R и A — выполнение действий и ответственность за результат. Автор программы вебинара может собрать содержание, а владелец образовательного продукта — принять его с учетом целей проекта. В маленькой команде один человек способен совмещать эти роли; тогда в ячейке можно явно написать R/A.

Для каждой строки полезно назначить одного A, чтобы итоговое решение не зависало между несколькими людьми. Исполнителей R может быть несколько, если совместная работа действительно нужна и понятна. Роли C и I не следует раздавать всем автоматически: консультируемый человек участвует в обсуждении, а информируемому достаточно получить согласованное сообщение.

Как выбрать задачи для матрицы

Сначала перечислите результаты проекта. Для вебинара это могут быть согласованная программа, готовая страница регистрации, проверенная форма заявки и решение о запуске приглашений. Формулировка должна помогать понять, чем заканчивается работа. Строка «заниматься сайтом» слишком широка: внутри нее скрываются разные действия и разные решения.

Затем назовите участников, которые реально выполняют работу или влияют на нее. В нашем случае это владелец продукта, методист, маркетолог и разработчик. Если роль занимает несколько человек, уточните, кто представляет ее в конкретном проекте. Иначе формально заполненная колонка «маркетинг» не подскажет, к кому обратиться.

Не переносите в таблицу каждое движение мышью. Начальная матрица должна показывать важные передачи ответственности. Детальные инструкции можно хранить в задаче или описании процесса. Если две части строки имеют разных владельцев результата, это повод разделить работу, а не поставить двух A в одну ячейку.

Учебный пример: подготовка вебинара

Допустим, команда договорилась о следующем распределении. Прочерк означает, что для этой строки специальная роль не назначена. Это не запрет общаться с коллегой, а способ не перегружать матрицу лишними согласованиями.

В последней строке маркетолог готовит запуск и выполняет согласованные действия, а решение остается у владельца продукта. Чтобы строка не читалась двусмысленно, это различие нужно проговорить. Если команда считает подготовку приглашений и разрешение на запуск отдельными работами, разумнее сделать две строки.

По таблице также видно, что владелец продукта назначен A для всех результатов. Для небольшого учебного проекта это допустимое решение, но в реальной команде стоит проверить доступность этого человека. Если каждое действие ждет его ответа, проблема может находиться в распределении полномочий, а не в дисциплине исполнителей.

Как проверить матрицу до начала работы

Сначала пройдите по строкам. Есть ли исполнитель? Понятно ли, кто отвечает за результат? Не появились ли несколько людей, каждый из которых считает, что окончательное решение принимает другой? Проверьте также, что назначенный A действительно может принять нужное решение, а не только передать вопрос дальше.

Потом посмотрите по столбцам. Одна перегруженная роль может стать узким местом. Избыточное число C превращает обычную работу в цепочку консультаций, а отсутствие нужного I приводит к неожиданностям на следующем этапе. Исправляйте конкретную причину: перераспределяйте задачи, уточняйте правила общения или меняйте границы работы.

Проведите короткий разбор на одном сценарии: форма готова, но тестовая заявка не пришла. Кто исследует проблему, кто помогает, кто принимает решение перенести запуск и кого нужно уведомить? Если ответы расходятся, матрица еще не согласована. Запишите исправления в одном доступном команде месте.

Как использовать RACI и закрепить навык

Сама таблица не заменяет критерии результата, сроки и рабочие договоренности. Рядом с задачей должны оставаться требования и способ проверки. При смене участников или состава работ вернитесь к матрице и обновите ее, чтобы команда не руководствовалась устаревшими назначениями.

Для тренировки возьмите знакомый процесс: выпуск статьи, подготовку встречи или обработку обращения. Составьте таблицу, попросите участников объяснить свои роли и разберите одну нестандартную ситуацию. Полезность такой работы проявляется в согласованном действии, а не в количестве заполненных ячеек.

В каталоге есть программа ITC Group «Матрица RACI. Эффективное распределение ответственности в бизнес-процессах и проектах». В сохраненном описании названы алгоритм построения матрицы и итоговая работа с собственной таблицей. Перед записью запросите актуальную программу и уточните, можно ли разобрать процесс вашей команды.