Конвертация файла Word в Excel

Многим пользователям часто требуется переносить данные между двумя разными приложениями Microsoft Office, например, из Word в Excel. К сожалению, нет специального приложения для выполнения этой процедуры, но существует множество инструментов и методов для передачи данных с минимальными усилиями, включая встроенные инструменты, а также сторонние онлайн-сервисы и приложения. Давайте их уничтожим.

Метод 1: простое копирование

Особого внимания требует копирование содержимого документа Word в Excel, поскольку структура представления данных в этих программах существенно отличается. Если просто скопировать и вставить текст, каждый его абзац будет помещен на новую строку, и удобство его дальнейшего форматирования будет весьма сомнительным. При таких операциях с таблицами нюансов еще больше, но это уже тема для отдельной статьи.

Итак, попробуем разобраться, что именно нужно сделать:

1. Выделите текст в документе Word. Затем щелкните правой кнопкой мыши по выделенному фрагменту и выберите в появившемся меню пункт «Копировать». Вы также можете использовать кнопку «Копировать», расположенную на ленте между инструментами в разделе «Буфер обмена» (вкладка «Главная»). Кроме того, вы можете просто использовать сочетание клавиш Ctrl + C (или Ctrl + Ins).
2. Запустите Excel и выберите ячейку, начиная с которой будет вставлен текст, ранее скопированный в Word.
3. Нажмите правую кнопку мыши, в появившемся контекстном меню щелкните значок вставки «Сохранить исходное форматирование», расположенный в группе «Параметры вставки». Кроме того, вы можете вместо этого нажать кнопку «Вставить» на панели инструментов буфера обмена в левой части ленты (вкладка «Главная»). Как вариант, вы можете использовать сочетание клавиш Ctrl + V (или Shift + Ins).
4. Текст был успешно перенесен из Word в Excel, каждый абзац помещен в отдельную ячейку. Дальнейшие модификации производятся на основе желаемого результата и могут включать в себя изменение границ строк и столбцов, а также другие операции для придания материалу желаемого вида.

Метод 2: расширенное копирование

Следующий метод переноса информации из файла Word в документ Excel более сложен, чем описанный выше, но он позволяет частично контролировать и настраивать формат результирующих данных уже в процессе переноса.

1. Откройте нужный документ в Word. В разделе «Абзац» вкладки «Главная» находим значок «Показать все символы», при нажатии открытый документ будет отмечен непечатаемыми символами, что позволит вам максимально структурировать его.
2. При просмотре специальных непечатаемых символов конец каждого абзаца выделяется соответствующим символом. Это позволяет исключить пустые абзацы, потому что в противном случае после переноса в Excel информация будет искажена и между абзацами появятся пустые строки.
3. Когда все лишние символы удалены, перейдите в меню «Файл”.
4. В открывшемся меню выберите пункт «Сохранить как». Чтобы выбрать место для сохранения, нажмите кнопку «Обзор“.
5. В открывшемся окне выберите расположение, введите имя, а также определите тип файла как «Обычный текст» (расширение * .txt). Затем нажимаем кнопку «Сохранить”.
   
6. Окно преобразования файлов на этом этапе (если оно появляется) не требует никаких действий, поэтому просто нажмите OK.
7. Запустите Excel, перейдите в меню «Файл», нажмите на пункт «Открыть», затем — «Обзор”.
8. В списке типов файлов выберите опцию «Все файлы (*. *)». Найдите текстовый документ, который вы сохранили ранее, и нажмите кнопку «Открыть”.
9. Следующие шаги посвящены использованию мастера импорта текста. В первом окне выберите «С разделителями» в качестве исходного формата данных и нажмите «Далее”.
   
10. Затем устанавливаем запятую в качестве символа-разделителя текста, снимаем все остальные галочки в группе «Символ-разделитель» (этот параметр настраивается в соответствии с исходным текстом и конкретными задачами). Нажмите «Далее».
11. Следующим шагом является определение окончательного формата передаваемых данных. Поскольку данные являются текстовыми, выберите «общий» или «текстовый» формат в параметре «Формат данных столбца». Щелкните «Готово”.
12. В отличие от предыдущего метода, каждая часть абзаца, разделенная запятыми внутри, вставляется в отдельные ячейки строки, распределенные по столбцам. Это упрощает процесс дальнейшего форматирования и структурирования информации. Например, вы можете растянуть столбцы, как показано на изображении ниже, а затем работать с отдельными фрагментами текста в абзаце.

Если говорить о переносе таблиц, то этот способ вполне подходит для данной процедуры.

Метод 3: использование сторонних приложений

Помимо встроенных инструментов Microsoft, вы можете использовать специально разработанные сторонние приложения для преобразования Word-Excel.

Например, приложение Abex Word to Excel Converter — одно из самых простых и удобных даже для неподготовленного пользователя. Для работы необходимо сначала его скачать и установить.

1. По окончании установки запустите приложение, нажмите кнопку «Добавить файл», чтобы продолжить выбор исходного файла.
2. Выберите документ Word, который вы хотите преобразовать в Excel, и нажмите кнопку «Открыть”.
3. Выберите формат выходного файла (блок «Выбрать выходной формат»). Мы рекомендуем использовать формат всех последних версий Excel — * .xlsx. В качестве альтернативы для более старых версий Microsoft Office вы можете выбрать формат * .xls. В группе «Параметры вывода» щелкните значок «Обзор» (значок в виде открытой желтой папки) и выберите место для сохранения преобразованного документа.
4. После выполнения всех настроек нажмите кнопку «Конвертировать”.
5. После завершения процесса конвертации перейдите в папку с файлом и откройте его в Excel.

Метод 4: конвертация через онлайн-сервисы

Помимо специализированных приложений, в сети есть множество онлайн-конвертеров, которые позволяют выполнять аналогичные операции, но без установки стороннего программного обеспечения на ваш компьютер. Одним из самых популярных и простых онлайн-сервисов для преобразования документов Word в Excel является ресурс Convertio.

1. Запустите веб-браузер и перейдите по адресу https://convertio.co/ru/.
2. Чтобы выбрать документы для конвертации, вы можете:
   • выберите документы в папке на вашем компьютере и перетащите их в определенную область для загрузки файлов на странице сайта;
   • щелкните значок компьютера, откроется окно выбора файла.
   • загружать документы из сервисов Google Drive или Dropbox;
   • скачать файлы по прямой ссылке.
3. Воспользуемся вторым методом из списка выше. Выберите файл и нажмите «Открыть”.
4. Документ для преобразования выбирается, затем выбирается формат, в котором он должен быть сохранен. Щелкните стрелку справа от имени файла, подготовленного для преобразования.
5. В появившемся окне задайте настройки:
   • тип файла — «Документ“;
   • расширение — «xlsx» (или «xls» для более ранних версий).
6. Теперь, когда все параметры установлены, нажимаем кнопку «Конвертировать”.
7. Когда процесс конвертации будет завершен, появится кнопка «Скачать», нажмите на нее.
8. Информация о загрузке преобразованного документа появится внизу окна браузера, где вы сразу сможете открыть его в Excel. Как вариант, вы можете перейти в папку с сохраненным файлом и открыть его там.

Заключение

Эффективность описанных выше методов зависит от поставленной перед пользователем задачи. Если вам нужно максимально контролировать процесс конвертации и окончательный формат имеет значение, мы используем встроенные инструменты Word и Excel. Если вам нужно конвертировать большое количество документов в короткие сроки, удобнее будет использовать специализированные приложения или онлайн-сервисы.