Многим пользователям часто требуется переносить данные между двумя разными приложениями Microsoft Office, например, из Word в Excel. К сожалению, нет специального приложения для выполнения этой процедуры, но существует множество инструментов и методов для передачи данных с минимальными усилиями, включая встроенные инструменты, а также сторонние онлайн-сервисы и приложения. Давайте их уничтожим.
Метод 1: простое копирование
Особого внимания требует копирование содержимого документа Word в Excel, поскольку структура представления данных в этих программах существенно отличается. Если просто скопировать и вставить текст, каждый его абзац будет помещен на новую строку, и удобство его дальнейшего форматирования будет весьма сомнительным. При таких операциях с таблицами нюансов еще больше, но это уже тема для отдельной статьи.
Итак, попробуем разобраться, что именно нужно сделать:
- Выделите текст в документе Word. Затем щелкните правой кнопкой мыши по выделенному фрагменту и выберите в появившемся меню пункт «Копировать». Вы также можете использовать кнопку «Копировать», расположенную на ленте между инструментами в разделе «Буфер обмена» (вкладка «Главная»). Кроме того, вы можете просто использовать сочетание клавиш Ctrl + C (или Ctrl + Ins).
- Запустите Excel и выберите ячейку, начиная с которой будет вставлен текст, ранее скопированный в Word.
- Нажмите правую кнопку мыши, в появившемся контекстном меню щелкните значок вставки «Сохранить исходное форматирование», расположенный в группе «Параметры вставки». Кроме того, вы можете вместо этого нажать кнопку «Вставить» на панели инструментов буфера обмена в левой части ленты (вкладка «Главная»). Как вариант, вы можете использовать сочетание клавиш Ctrl + V (или Shift + Ins).
- Текст был успешно перенесен из Word в Excel, каждый абзац помещен в отдельную ячейку. Дальнейшие модификации производятся на основе желаемого результата и могут включать в себя изменение границ строк и столбцов, а также другие операции для придания материалу желаемого вида.
Метод 2: расширенное копирование
Следующий метод переноса информации из файла Word в документ Excel более сложен, чем описанный выше, но он позволяет частично контролировать и настраивать формат результирующих данных уже в процессе переноса.
- Откройте нужный документ в Word. В разделе «Абзац» вкладки «Главная» находим значок «Показать все символы», при нажатии открытый документ будет отмечен непечатаемыми символами, что позволит вам максимально структурировать его.
- При просмотре специальных непечатаемых символов конец каждого абзаца выделяется соответствующим символом. Это позволяет исключить пустые абзацы, потому что в противном случае после переноса в Excel информация будет искажена и между абзацами появятся пустые строки.
- Когда все лишние символы удалены, перейдите в меню «Файл”.
- В открывшемся меню выберите пункт «Сохранить как». Чтобы выбрать место для сохранения, нажмите кнопку «Обзор“.
- В открывшемся окне выберите расположение, введите имя, а также определите тип файла как «Обычный текст» (расширение * .txt). Затем нажимаем кнопку «Сохранить”.
- Окно преобразования файлов на этом этапе (если оно появляется) не требует никаких действий, поэтому просто нажмите OK.
- Запустите Excel, перейдите в меню «Файл», нажмите на пункт «Открыть», затем — «Обзор”.
- В списке типов файлов выберите опцию «Все файлы (*. *)». Найдите текстовый документ, который вы сохранили ранее, и нажмите кнопку «Открыть”.
- Следующие шаги посвящены использованию мастера импорта текста. В первом окне выберите «С разделителями» в качестве исходного формата данных и нажмите «Далее”.
- Затем устанавливаем запятую в качестве символа-разделителя текста, снимаем все остальные галочки в группе «Символ-разделитель» (этот параметр настраивается в соответствии с исходным текстом и конкретными задачами). Нажмите «Далее».
- Следующим шагом является определение окончательного формата передаваемых данных. Поскольку данные являются текстовыми, выберите «общий» или «текстовый» формат в параметре «Формат данных столбца». Щелкните «Готово”.
- В отличие от предыдущего метода, каждая часть абзаца, разделенная запятыми внутри, вставляется в отдельные ячейки строки, распределенные по столбцам. Это упрощает процесс дальнейшего форматирования и структурирования информации. Например, вы можете растянуть столбцы, как показано на изображении ниже, а затем работать с отдельными фрагментами текста в абзаце.
Если говорить о переносе таблиц, то этот способ вполне подходит для данной процедуры.
Метод 3: использование сторонних приложений
Помимо встроенных инструментов Microsoft, вы можете использовать специально разработанные сторонние приложения для преобразования Word-Excel.
Например, приложение Abex Word to Excel Converter — одно из самых простых и удобных даже для неподготовленного пользователя. Для работы необходимо сначала его скачать и установить.
- По окончании установки запустите приложение, нажмите кнопку «Добавить файл», чтобы продолжить выбор исходного файла.
- Выберите документ Word, который вы хотите преобразовать в Excel, и нажмите кнопку «Открыть”.
- Выберите формат выходного файла (блок «Выбрать выходной формат»). Мы рекомендуем использовать формат всех последних версий Excel — * .xlsx. В качестве альтернативы для более старых версий Microsoft Office вы можете выбрать формат * .xls. В группе «Параметры вывода» щелкните значок «Обзор» (значок в виде открытой желтой папки) и выберите место для сохранения преобразованного документа.
- После выполнения всех настроек нажмите кнопку «Конвертировать”.
- После завершения процесса конвертации перейдите в папку с файлом и откройте его в Excel.
Метод 4: конвертация через онлайн-сервисы
Помимо специализированных приложений, в сети есть множество онлайн-конвертеров, которые позволяют выполнять аналогичные операции, но без установки стороннего программного обеспечения на ваш компьютер. Одним из самых популярных и простых онлайн-сервисов для преобразования документов Word в Excel является ресурс Convertio.
- Запустите веб-браузер и перейдите по адресу https://convertio.co/ru/.
- Чтобы выбрать документы для конвертации, вы можете:
- выберите документы в папке на вашем компьютере и перетащите их в определенную область для загрузки файлов на странице сайта;
- щелкните значок компьютера, откроется окно выбора файла.
- загружать документы из сервисов Google Drive или Dropbox;
- скачать файлы по прямой ссылке.
- Воспользуемся вторым методом из списка выше. Выберите файл и нажмите «Открыть”.
- Документ для преобразования выбирается, затем выбирается формат, в котором он должен быть сохранен. Щелкните стрелку справа от имени файла, подготовленного для преобразования.
- В появившемся окне задайте настройки:
- тип файла — «Документ“;
- расширение — «xlsx» (или «xls» для более ранних версий).
- Теперь, когда все параметры установлены, нажимаем кнопку «Конвертировать”.
- Когда процесс конвертации будет завершен, появится кнопка «Скачать», нажмите на нее.
- Информация о загрузке преобразованного документа появится внизу окна браузера, где вы сразу сможете открыть его в Excel. Как вариант, вы можете перейти в папку с сохраненным файлом и открыть его там.
Заключение
Эффективность описанных выше методов зависит от поставленной перед пользователем задачи. Если вам нужно максимально контролировать процесс конвертации и окончательный формат имеет значение, мы используем встроенные инструменты Word и Excel. Если вам нужно конвертировать большое количество документов в короткие сроки, удобнее будет использовать специализированные приложения или онлайн-сервисы.
