Возможности Excel позволяют выполнять расчеты любой сложности благодаря формулам и функциям. Однако иногда пользователи могут обнаружить, что формула не работает или выдает ошибку вместо желаемого результата. В этой статье мы рассмотрим, почему это происходит, и какие действия нужно предпринять для устранения проблемы.
Решение 1: меняем формат ячеек
Очень часто Excel отказывается выполнять вычисления из-за неправильного формата ячеек.
Например, если задан текстовый формат, то вместо результата мы увидим только саму формулу в виде простого текста.
В некоторых ситуациях при выборе неправильного формата результат можно рассчитать, но он будет отображаться совершенно иначе, чем хотелось бы.
Очевидно, что формат ячейки нужно изменить, и это делается следующим образом:
- Чтобы определить текущий формат ячейки (диапазон ячеек), выделите его и, находясь на вкладке «Главная», обратите внимание на группу инструментов «Число». Здесь есть специальное поле, которое показывает используемый сейчас формат.
- Вы можете выбрать другой формат из списка, который откроется после нажатия стрелки вниз рядом с текущим значением.
Формат ячейки можно изменить с помощью другого инструмента, который позволяет выполнять более сложные настройки.
- После выбора ячейки (или выбора диапазона ячеек) щелкните ее правой кнопкой мыши и в открывшемся списке выберите команду «Форматировать ячейки». Или вместо этого после выделения нажмите Ctrl + 1.
- В открывшемся окне мы окажемся во вкладке «Номер». Здесь, в списке слева, находятся все доступные форматы, из которых мы можем выбирать. Слева отображаются настройки выбранной опции, которые мы можем изменить по своему усмотрению. Когда все будет готово, нажмите ОК.
- Чтобы изменения отразились в таблице, по очереди включите режим редактирования для всех ячеек, в которых формула не сработала. После выбора желаемого элемента вы можете продолжить изменение, нажав клавишу F2, дважды щелкнув по нему или щелкнув внутри строки формул. Затем, ничего не меняя, нажмите Enter.
Примечание. Если данных слишком много, на выполнение последнего шага вручную потребуется много времени. В этом случае можно поступить иначе — использовать маркер заливки. Но это работает только тогда, когда одна и та же формула используется во всех ячейках.
- Последний шаг выполняем только для верхней ячейки. Затем перемещаем указатель мыши в ее нижний правый угол, как только появится черный знак плюса, удерживая левую кнопку мыши и перетаскивая ее в конец таблицы.
- Получаем столбец с результатами, рассчитанными по формулам.
Решение 2: отключаем режим “Показать формулы”
Когда мы видим сами формулы вместо результатов, это может быть связано с тем, что режим отображения формул включен и его нужно выключить.
- Перейдите на вкладку «Формулы». На панели инструментов «Зависимость формул» нажмите кнопку «Показать формулы», если она активна.
- В результате результаты расчета теперь будут отображаться в ячейках с формулами. Правда, из-за этого могут меняться границы столбцов, но это решаемо.
Решение 3: активируем автоматический пересчет формул
Иногда может возникнуть ситуация, когда формула вычислила какой-то результат, однако, если мы решим изменить значение в одной из ячеек, на которые ссылается формула, пересчет не будет выполнен. Это решается в параметрах программы.
- Зайдите в меню «Файл”.
- В списке слева выберите раздел «Параметры”.
- В появившемся окне перейдите в подраздел «Формулы». В правой части окна в группе «Параметры расчета» поставьте галочку напротив опции «автоматический», если выбран другой вариант. Когда все будет готово, нажмите ОК.
- Все готово, с этого момента все результаты по формулам будут автоматически пересчитаны.
Решение 4: исправляем ошибки в формуле
Если вы ошиблись в формуле, программа может воспринять ее как простое текстовое значение, поэтому вычисления по ней производиться не будут. Например, одна из самых распространенных ошибок — это пробел перед знаком равенства. При этом помните, что знак «=» обязательно должен предшествовать любой формуле.
Также очень часто допускаются ошибки в синтаксисе функций, поскольку их не всегда легко ввести, особенно когда используется несколько аргументов. Поэтому рекомендуется использовать мастер функций для вставки функции в ячейку.
Чтобы формула работала, просто внимательно проверьте ее и исправьте обнаруженные ошибки. В нашем случае вам просто нужно удалить пробел в начале, что не обязательно.
Иногда проще стереть формулу и переписать ее, чем пытаться найти ошибку в уже написанной. То же самое верно для функций и их аргументов.
Распространенные ошибки
В некоторых случаях, когда пользователь допустил ошибку при вводе формулы, в ячейке могут отображаться следующие значения:
- # DIV / 0! — результат деления на ноль;
- # N / A — введите недопустимые значения;
- #КОЛИЧЕСТВО! — неверное числовое значение;
- #ЦЕНИТЬ! — в функции использован неверный тип аргумента;
- # ПУСТОЙ! — неверный адрес диапазона;
- #СВЯЗЬ! — ячейка, к которой относится формула, удалена;
- #ИМЯ? — Имя недопустимо в формуле.
Если мы видим любую из вышеперечисленных ошибок, в первую очередь проверяем, правильно ли заполнены все данные в ячейках, участвующих в формуле. Затем проверяем саму формулу и наличие в ней ошибок, в том числе противоречащих законам математики. Например, деление на ноль недопустимо (ошибка # DIV / 0!).
В случаях, когда вам нужно иметь сложные функции, которые ссылаются на множество ячеек, вы можете использовать инструменты проверки.
- Мы отмечаем ячейку, содержащую ошибку. На вкладке «Формулы» в группе инструментов «Зависимости формул» нажмите кнопку «Вычислить формулу”.
- В открывшемся окне отобразится подробная информация о расчете. Для этого нажмите кнопку «Рассчитать» (каждое нажатие переходит к следующему шагу).
- Таким образом, вы можете отслеживать каждый шаг, находить ошибку и исправлять ее.
Вы также можете использовать полезный инструмент проверки ошибок, расположенный в том же блоке.
Откроется окно, в котором будет описана причина ошибки и предложен ряд действий в этом отношении, включая исправление в строке формул.
Заключение
Работа с формулами и функциями — одна из основных возможностей Excel и, несомненно, одно из основных направлений использования программы. Поэтому очень важно знать, какие проблемы могут возникнуть при работе с формулами и как их решать.
