При разработке крупных проектов сил сотрудника часто не хватает. В этой работе задействована целая группа специалистов. Разумеется, каждый из них должен иметь доступ к документу, который является предметом совместной работы. В связи с этим становится очень актуальным вопрос обеспечения одновременного коллективного доступа. В Excel есть инструменты, которые могут это обеспечить. Разберем нюансы работы приложения Excel в условиях одновременной работы нескольких пользователей с одной книгой.
Excel умеет не только делиться файлом, но и решает некоторые другие проблемы, возникающие в процессе совместной работы с книгой. Например, инструменты приложения позволяют отслеживать изменения, внесенные разными участниками, и одобрять или отклонять их. Давайте узнаем, что программа может предложить пользователям, стоящим перед аналогичной задачей.
Но мы все же начнем с решения вопроса, как поделиться файлом. Прежде всего необходимо сказать, что процедура включения режима совместной работы с книгой не может осуществляться на сервере, а только на локальном компьютере. Поэтому, если документ хранится на сервере, в первую очередь его необходимо перенести на локальный компьютер и там выполнить все действия, описанные ниже.
После вышеуказанных шагов файл будет доступен на разных устройствах и с разными учетными записями пользователей. Об этом говорит тот факт, что вверху окна после названия книги отображается название режима доступа — «Общий». Теперь файл можно передать обратно на сервер.
Кроме того, все в одном окне доступа к файлам можно настроить параметры одновременной работы. Сделать это можно сразу при включении режима совместной работы, а можно изменить параметры чуть позже. Но, конечно, управлять ими может только главный пользователь, который координирует общую работу с файлом.
Он также определяет способ обновления изменений: только при сохранении книги (по умолчанию) или по истечении указанного периода времени.
Очень важный параметр — запись «При конфликтующих изменениях». Определяет, как программа должна вести себя, если несколько пользователей редактируют одну и ту же ячейку одновременно. По умолчанию установлено условие постоянного запроса, действия которого имеют преимущества у участников проекта. Но вы можете включить постоянное условие, при котором преимущество всегда будет у того, кто первым сумел сохранить сдачу.
Кроме того, при желании вы можете отключить параметры печати и фильтры в личном представлении, сняв флажки рядом с соответствующими элементами.
После этого не забудьте подтвердить внесенные изменения, нажав кнопку «ОК».
Открытие файла, в котором разрешен обмен, имеет некоторые особенности.
Теперь можно приступить к работе с документом.
Сотрудничество подразумевает постоянный контроль и координацию действий всех участников группы.
Все изменения записываются, но на экране по умолчанию они отображаются в виде цветных маркеров ячеек в верхнем левом углу только с момента последнего сохранения документа одним из пользователей. Кроме того, учитываются поправки от всех пользователей по всему диапазону листов. Действия каждого участника отмечены отдельным цветом.
Если навести курсор на отмеченную ячейку, откроется заметка, в которой будет указано, кем и когда было выполнено соответствующее действие.
В поле «Пользователь» можно выбрать конкретного участника, исправления которого будут отображаться, или оставить отображение действий всех пользователей, кроме себя.
В поле «В диапазоне» вы можете указать конкретный диапазон на листе, который будет учитывать действия членов команды, которые будут отображаться на экране.
Кроме того, установив флажки рядом с отдельными элементами, вы можете включить или отключить выделение исправлений на экране и отображение изменений на отдельном листе. После установки всех настроек нажмите кнопку «ОК».
Основной пользователь имеет возможность применять или отклонять изменения от других участников. Для этого необходимы следующие шаги.
Бывают случаи, когда вам нужно удалить одного пользователя. Это может быть связано с тем, что они покинули проект, или чисто по техническим причинам, например, если учетная запись была введена неправильно или участник начал работать с другого устройства. В Excel такая возможность есть.
Пользователь будет удален.
К сожалению, одновременная работа с файлом в Excel имеет ряд ограничений. В совместно используемом файле никто из пользователей, включая принципала, не может делать следующее:
Как видите, ограничения весьма значительны. Если, например, часто можно обойтись без работы с данными XML, то в Excel невозможно работать без создания таблиц. Что делать, если вам нужно создать новую таблицу, объединить ячейки или выполнить любое другое действие из приведенного выше списка? Решение есть, и оно довольно простое: вам нужно временно отключить общий доступ к документам, внести необходимые изменения, а затем снова включить возможность совместной работы.
Когда работа над проектом закончена, или, если вам нужно внести изменения в файл, список которых мы говорили в предыдущем разделе, вам следует деактивировать режим совместной работы.
После вышеуказанных шагов к файлу не будет предоставлен общий доступ, и история исправлений будет очищена. Информация о ранее выполненных операциях теперь может отображаться в виде таблицы только на листе «Журнал», если соответствующие действия по сохранению этой информации были выполнены ранее.
Как видите, программа Excel предлагает возможность одновременно разрешить общий доступ к файлам и работать с ними. Кроме того, с помощью специальных инструментов вы можете отслеживать действия отдельных членов рабочей группы. Этот режим по-прежнему имеет некоторые функциональные ограничения, которые, однако, можно обойти, временно отключив общий доступ и выполнив необходимые операции в нормальных рабочих условиях.
